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薪資系統採購懶人包｜薪資管理系統５大重點推薦

許多人資夥伴每個月月底都得經歷與無數份出勤紀錄搏鬥的過程，如果有一套符合企業需求的「薪資系統」助一臂之力，就能讓HR大幅減少行政作業時間！人事成本、人事管理是企業營運十分重要的環節，在後疫情時代下，間接加速企業「數位轉型」的速度，企業紛紛從內部著手進行流程優化或導入智能工具，對人資夥伴而言「薪資計算」是最耗時費心力的作業，而市面上薪資系統百百種，如何挑選才能找到與企業相容度最高的薪資計算系統呢？

震旦雲專訪資深人資顧問 – 郭力行顧問，掌握薪資計算系統５大挑選重點，協助人資夥伴快速挑選適合自身企業的薪資系統！

如何選擇適合的薪資系統？

一般而言薪資管理系統皆是依照勞基法作為標準來設計架構，系統的原始設定只符合法令面，卻不符合產業實務面，因此不同產業會發展出不同的使用方式，建議HR夥伴們不要將薪資計算系統當作一項單一功能的標準品來採購，除了須衡量價格外，以下5點也是評估重點：

1. 系統商服務量能

薪資管理系統大多皆以符合勞基法為基準來設計，系統無法支援的部分則由系統商的軟實力為輔，因此系統商的服務量能須充足，從導入到後續服務、教育訓練等，為顧客進行客製化參數設定及系統疑難排解，協助企業無痛導入系統。在許多案例中，常見企業反映花大錢購入系統，卻抱怨系統不符合公司管理制度，但其實不是系統無法支援公司實務，而是系統商無足夠服務量能，能夠協助企業設定個別參數，導致人資夥伴有「系統不好用」的誤解。

2. 企業資源量能

企業資源多寡也是一大要點之一，企業團隊中是否有足夠人力或請外部專業顧問團隊，協助支援導入前置作業，如評估公司計薪制度是否與系統相符，在導入時需有懂法律及實務的顧問一同與導入師釐清企業需求，以避免導入後發生需求及產品不相容的問題。

3. 系統介面友善度

選擇系統時，也需考量薪資系統的介面友善度，操作上是否直覺且實用，不需要花費大量時間去摸索。另外也需確認系統商之資料庫結構，是否能夠支援員工人數，或事先確認最大支援量能為何，以避免未來公司人數擴編，卻面臨資料庫不堪負荷，而導致系統速度大幅變慢的情況發生。

4. 管理報表相容度

企業模式推向數位化的同時，數據化管理也趨於重要，因此導入薪資計算系統時，系統內的管理報表是否符合企業現行管理需求，也是關鍵考量因素。系統報表樣式百百種，要找到合適的管理報表，除了需要與系統商專業顧問討論需求外，必要時也須尋求了解專業法令、實務面的管顧人員協助，以擬定符合企業需求的管理報表。

5. 系統商法令隨時更新

系統需因應法令自動調整更新，無論是新制工時、排班、計薪、勞健保費率等，皆須符合最新制度規範，避免人資夥伴結算薪資時，使用到舊制費率或制度觸法。

透過系統計算薪資時，有哪些該注意的事項或薪資科目？

1. 對於人員的定義

雇主或專業經理人時常對於下屬的分類及定義有不同的見解，但以勞基法的角度，無論薪酬給付或排班方式如何不同，皆以「勞工」一詞定義，而系統的原始設定也會以此為基準。因此導入前應審查系統商，是否能夠依照企業需求設計個別模組，使企業能以最直覺的方式使用系統。

2. 全勤獎金的規則

全勤獎金的眉角非常多，各家企業定義也不甚相同，在與勞工簽訂勞動契約時，也有不同的約定項目，因此在導入系統前，應確定系統商之薪資計算系統，是否能因應企業設定條件，調整參數或客製化專屬模組。

3. 非經常性人員的薪資發給

企業除了需支付公司內一般職員的固定薪資外，也會有個別需求 (例：講師費用、清潔員一次性費用等)，發給非經常性人員薪資時，不知道該歸類至何項系統項目，此時就得與系統商確認薪資管理系統設定方式，以快速計算正確薪資。

採用薪資系統前，最容易出錯的三大地雷！

No.1 勞健保費率

No.2 加班費率

No.3 薪資單製作

許多人資夥伴在未導入薪資計算系統前，採人工紙本或使用Excel表計算薪資，如員工數量較少確實Excel即可應付，但基於法令面，勞健保費率或加班費率一有更動，Excel公式就得調整，HR夥伴稍不留意就可能計算錯誤，而雲端薪資計算系統因應法令隨時更新，無論是勞健保或加班費皆會自動代入最新費率，薪資單自動產出，讓結薪日不再是苦難日！

導入薪資系統對企業來說有那些好處？

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如果企業內部HR人力不足，需要找顧問公司幫忙代算薪水嗎？

答案是「強力推薦」，當企業內部HR人力不足，人員更應著重在人才發展、人才培育及績效管理作業上，而不是花費大量時間進行薪資計算等行政作業，當公司尋求顧問公司幫忙代算薪水，有以下三大好處：

1. 享法令X實務雙重保障

依勞基法規定，因應勞動檢查需備齊相關資料並保存五年，顧問團隊能隨時關注薪資相關法規之更新並了解大環境產業之變動，搭配薪資系統使用，可以讓企業無論在法令面或實務面皆能兼顧。

延伸閱讀：新創團隊小心！勞檢３大重點文件需保存５年

2. 助企業發展SOP流程規劃

尋求顧問協助時除了協助代算薪水外，其實同時在重新整頓公司的管理制度及流程規劃，由專業顧問制訂薪資發放SOP，待日後企業有足夠HR人力時，也可以將其流程無痛接管續用。

3. 符合薪資效益

以中小企業來說HR平均需花費5-7天的時間來結算薪水，HR如果花一樣的時間來進行人才管理、績效管理等企業長期發展，對於雇主來說是相對符合薪資效益的。

延伸閱讀：薪資計算常見３大問題｜薪資計算系統幫你快速解決

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震旦雲更新日期：2021-11-18 瀏覽人次：2356

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