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新創團隊小心!勞檢3大重點文件需保存5年

高彈性化的出勤、福利制度一直是新創企業吸引人的重要特點,但隨著政府勞動檢查單位的稽查力度不斷增強,這樣的彈性化制度,是否會成為公司面臨勞動檢查時的絆腳石呢? 

「無須打卡」、「工時彈性化」等彈性上下班制度,時常會成為新創團隊面對勞動檢查時的一大地雷。根據勞基法第30條強制規定,勞工出勤管理應逐日記載至分鐘為止,即便是主打彈性工時,仍需符合現行法令規範。因此,震旦雲整理出近年企業易誤觸之法規,及如何運用雲端人資系統輕鬆備齊勞基法強制規定之「勞檢必備6大文件」的小撇步!

 

面對勞動檢查,應備齊六大項資料

 項目 法規內容

必備一

勞工名卡

勞基法§7

依規定置備勞工名卡並保管至勞工離職後五年

必備二

出勤紀錄

勞基法§30

依規定置備勞工出勤紀錄,需逐日記載出勤情形至分鐘為止,並保存五年

必備三

工資清冊

勞基法§23

置備勞工工資清冊,將工資各項計算方式、工資總額事項計入,並保存五年

必備四

加班申請表

勞基法§30

制定加班管理辦法,並符合法定程序,且應以電子或紙本表單予權責主管簽核

必備五

勞資會議資料

勞基法§83

依規定舉辦勞資會議,會議代表及記錄需報請主關機關備查

必備六

勞保投保資料

勞工保險條例§14-1

勞工需於到職日當天以雇主為投保單位加入勞保,且不可以多報少

其中,勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊,更是勞檢查核三大重點,而三項資料又有哪些勞檢重點呢?震旦雲整理如下:

 

一、勞工名卡(勞基法 §7)

曾有知名企業於勞動檢查時,未提供3大強制性必備文件,且至複查截止日時仍舊未交出符合規定之勞工名卡,因此被裁罰2萬元以上30萬元以下之罰鍰,因此新創企業就算團隊人數較少,仍需按部就班備齊必備資料,除了避免財物上之損失外,也能加以鞏固勞資關係。

[勞檢重點資訊]

 勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證號碼、

    到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項

 需保管至勞工離職後5年

點我下載 (來源:台北市政府勞動局)

 

二、出勤紀錄(勞基法 §30)

新創團隊崇尚彈性自由的管理風氣固然好,但只要工作成效好,則無多加管理員工之出缺勤的行為,其實對企業主來說是非常危險的,因為當員工主張雇主工時不符法規,雇主卻無法舉證出勤管理紀錄以供查驗時,將會面臨2萬以上100萬以下之罰鍰。

[勞檢重點資訊]

 正常工作時間需符合勞基法規定

 出勤管理紀錄,需記載勞工出勤情形至分鐘為止,且勞工申請出勤紀錄副本時,雇主不得拒絕

 需保存5年

點我下載 (來源:台北市政府勞動局)

 

三、工資清冊(勞基法 §23-2)

無論是正職或兼職甚至是派遣人員,皆適用於勞動基準法,因此工資計算的部分,即便是當日領現,仍需依勞基法所規定之工資清冊項目記載清楚,不可因為是臨時派遣人員或工讀生就無置備其資料,否則將面臨2萬以上100萬以下之罰鍰以下之罰鍰。

[勞檢重點資訊]

 雇主應置備勞工工資清冊 (薪資清冊),並提供工資各項目計算方式之明細

 需保存5年

點我下載 (來源:台北市政府勞動局)

 

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法寶一:人事管理模組,勞工名卡輕鬆管理

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 顧問團隊   諮詢範圍

張和廷/勞資法令顧問

勞資爭議調解委員

中央地方勞政機關主管

專業勞資關係顧問

 

 

  • 勞動法令/勞資糾紛
  • 勞工安全

郭力行/人資顧問

國巨集團 人資協理

富士康集團子公司 人資長

東元集團事業群 董事長特助

  • 人資管理作業
  • 人資管理制度健檢服務

 

 

延伸閱讀:勞動事件法HR防禦術|勞檢來了怎麼辦?5大FAQ

延伸閱讀:差勤系統:整合線上打卡/請假、出勤記錄,勞動檢查必備考勤系統

 

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