以下情境是否是您身為人資的經驗?花費許多時間完成HR系統評估後，進入系統導入流程後卻困難重重，無論是自行學習系統操作很吃力，還是開始使用後，無法與管理執行環節妥善對接，導致系統使用效果不佳，都可能是您在導入系統時感受挫敗、懷疑導入系統是否是正確選擇的原因。
今天，震旦雲導入顧問以自身經驗，與您分享在人資系統導入時，大家通常會遇到那些困難?以及提供您破解人資系統導入挑戰的５大招式。
挑戰一、對電腦操作不熟悉
解法一：顧問細心耐心說明
若窗口本身就對3C操作不熟悉，學習起系統的挑戰性相對較高，此時導入顧問會放慢教學速度，仔細說明當前要注意的是系統畫面中哪個位置、哪個選項，而震旦雲也有提供系統操作的線上教學平台，讓顧客可以在HRM系統導入教學結束後，能夠自行觀看影片溫習。
導入顧問分享到，遇過電腦不熟悉、也完全沒用過雲端人事系統的使用者，一開始學習得很吃力，每天都來電洽詢，態度認真、積極發問，導入結束前向導入顧問分享「覺得自己進步很多」，是讓導入顧問覺得最有成就感的情境。
挑戰二、HRM系統操作學了又忘
解法二：提供可隨時回顧的教學素材
薪資管理系統牽涉到出勤、人事、薪資、保險、所得等功能，偶爾要使用某項功能，卻忘記如何操作怎麼辦?別擔心，每位導入顧問都有各自協助顧客的方法，有的會給予顧客他所詢問的內容在線上教學平台上對應的影片連結，讓顧客免去尋找的時間；有的會在回覆顧客的信件內將系統畫面截圖並標註流程，以供留存。
挑戰三、HRM系統與制度無法互相搭配
解法三：訂定明確的人事規則
所謂沒有100%的系統，意味著薪資管理系統與制度是要互相搭配、彼此配合的，會覺得系統使用不順，有時其實是反映了在管理實務上有缺漏的地方，比如過去如果是手算薪資，未有完整的人事規章，導入HRM系統前要嚴謹地制定公司規則，如遲到該怎麼扣錢、特休未休完如何處理等，將制度具體釐清後，才能在系統設定時輸入明確的指令。
挑戰四、未能善用HRM系統導致重工
解法四：HR需將權限下放給主管
相較於HR，主管其實是最清楚排班情況的角色，如果系統權限未下放給主管，主管在核決員工請假時仍然使用紙本作業，然後再將資料交由HR手動輸入到HRM系統內，便未能善用雲端系統的便利性，導致管理效率仍然不佳。
應該在起初就開放主管的HRM系統核決權限，也方便員工隨時隨地進入系統看自己的請假狀況，養成大家在雲端上完成出勤請假紀錄的習慣，對於管理才能達到事半功倍的效果。
挑戰五、時間無法搭配導致導入時間漫長
解法五：一鼓作氣完成人資系統導入
決定導入薪資管理系統的話，就是要為導入專案留足夠的學習時間，全力做到最好。一定會有陣痛期，但若能在短時間內盡快完成系統學習，並快速上線，才是一勞永逸的方法。若因各種原因導致資料回傳時間拖沓、挪不出時間進行線上教學，會造成系統學習的效果不好，後續導入進度延宕也會導致效果不如預期。
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