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文件軟體案例

進出口報關業文件電子化|圖文管理系統助傳統作業流程e化

競爭紅海,善用資訊E化做好顧客服務,才是獲取顧客信任指標

 

該公司隸屬的進出口報關業,大多面臨廠商家數眾多,以及大型船運公司向下整合拓展新服務,以致競爭激烈的問題。要能擁有更多客源,獲取顧客信任的關鍵就是提供更快速、貼心的精緻服務,讓顧客樂意將進出口的貿易託付。因此,對公司來說,重視組織創新、各項作業流程e化,更是他們一直以來所努力的目標,尤其提供的進出口報關服務,不僅作業流程繁複,過程中更包含許多紙本文件的往返,公司若無法將這些流程或文件進行e化,很容易出現員工工作效率不彰,降低顧客回應的速度,而逐漸失去市場的競爭力。 資訊部 經理表示,進出口報關業,就是紙本文件特別多,例如一份進口報單,後面就要附上檢疫文件、產地證明、物品清單等各式佐證文件。這些都透過紙本來保存,再多的櫃子也不夠裝。因此文件電子化的推動,勢在必行,如此才能讓公司持續進步,保持工作上彈性跟效率。

 

管理挑戰:

傳真文件眾多,調閱、歸檔困難

該公司平時與顧客、貨運公司、政府單位等各方生意上的往來,許多皆是透過紙本傳真進行溝通,一天平均高達300~400份的傳真,一份可能又包含好幾十頁。當這些文件進到公司後,同仁要如何有效率的領取、歸檔調閱,即是一項急待改善的難題!公司 資訊部表示,公司以前的做法是同仁自行到各台傳真紙夾找尋所屬的文件,很可能繞完公司各台設備後,還找不到所需文件,浪費許多時間。此外,這些業務上的傳真文件進行報關完畢後,如何歸檔,供後續管理人員備查稽核又另一項艱鉅的挑戰,雖然公司一直有要求紙本電子化,但卻也因電子化還需經由手動掃描、建檔過程,繁複程序常常導致同仁對電子化的推動興趣缺缺,形成推動上的阻礙。

 

解決方案:

為了讓員工更快速調閱傳真文件及做好歸檔保存,戰略中心營業支援部 系統分析師表示,可將原本傳真工作流程朝兩個階段著手改善,第一、讓所有傳真文件E化歸檔。第二、建立傳真文件快速搜尋及管理的E化平台,方便同仁進行各項查詢作業。如此就可以加快傳真文件在內部傳遞、使用的速度,並達成電子歸檔保存的需求。

要達成以上的效益,震旦集團協助導入NetFax及MagicDoc圖文管理系統整合方案,在短短3個月間就將整體方案完成上線,具體改善他們傳真的工作流程:

►NetFax傳真文件E化歸檔:

透過NetFax傳真伺服器導入,可將所有傳真文件的工作資訊( 傳真時間、人員名稱、帳號、傳真號碼、收件人名稱等 )詳實記錄下來,還可把傳真文件畫面轉存成TIFF檔,歸到圖文管理系統所指定資料夾,自動完成傳真文件歸檔保存。

►傳真文件客製化搜尋頁面,調閱更輕鬆

每份傳真文件檔案進到圖文系統後均會經歷OCR(光學字元辨識)的過程,讓使用者可以從系統上依關鍵字進行傳真文件調閱檢索,但此次為了增強圖文管理系統在傳真文件上的搜尋功能,更貼近使用者的工作流程,特別根據傳真文件常用的資訊,如傳真號碼、收件人、來電號碼等資訊,客製化文件搜尋頁面,公司同仁或管理稽核人員可依照這些條件,過濾篩選,加快同仁文件調閱速度。

資訊部 經理表示,以前每每遇到顧客來電詢問,是否有收到他們的傳真文件,同仁就會顯得緊張,深怕一時找不到文件,而造成服務上的困擾,自從讓傳真文件E化歸檔後,不僅這些資料往返的過程,在系統上均有紀錄,還很方便從系統直接調閱文件,確實避免了一些服務過程中所產生的客訴糾紛。

►打造員工共同的虛擬檔案櫃: 

除了傳真文件歸檔及調閱外,此次圖文管理系統的導入,猶如讓內部擁有一個虛擬的檔案櫃,在系統上根據不同部門,建立各所屬的檔案資料夾,除了可以保留公司任何文件檔案外,無形中也增加組織內部Know how的累積、加快資訊分享、傳遞的速度,讓公司文件電子化的推行更顯助益。

 

 

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