第 533 期文章

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輕鬆管理人員出勤 提升辦公效率!

史偉莎集團於2007年進駐台灣,營運據點遍及台北、桃園、台中、台南、高雄等五地,員工人數約110人,其中外勤人員更是超過6成以上,均是分散在各地提供第一線專業服務的同仁。因此,如何有效管理員工出勤,則是台灣區會計部張思齊經理面臨的主要課題!

跟出勤卡說再見!人員管理上雲端,省時又正確

張思齊經理表示,以往公司透過傳統卡鐘打卡,總部人資同仁不容易瞭解各地同仁出勤狀況,通常是到了月底,為了要計算同仁薪水,才會由各地分公司的會計彙整當月出勤資料給總部。但在彙整資料時,分公司的會計人員,必須逐筆核對員工出勤卡和請假單據,製作成Excel才能回傳,這些作業往往就要耗掉2天以上的時間。

 

此外,人工統計出勤難免會有疏漏,所以當總部人資拿到資料後,又必須花時間核對,才能進行員工薪資結算,所以時常搞得很緊張,挑燈夜戰才能如期完成發薪。

 

現在用了震旦辦公雲人事系統,所有員工的出勤狀況即時記錄,容易管理,各分公司主管和會計就不用辛苦逐筆核對出勤卡,將省下來的時間運用在人員的專業教育,而總部人資同仁可以直接上雲端,調閱當月的出勤統計報表,所有員工請假、出勤記錄清清楚楚,也加快薪資核算時間。

加快簽核時效,提高員工滿意

此外,未導入震旦辦公雲前,請假單、出差單等簽核單據都是用紙本方式遞送,往往一張紙本假單簽完,總需要2到3天,如果遇到主管出差,更無法立即簽核假單,造成單據塞車,行政效率緩慢。而現在使用雲端人事系統,主管隨時可以透過手機、平板進行簽核處理假單,縮短行政流程,也讓同仁可以快速知道主管的回饋,提高員工滿意。當然,線上簽核後,就不用再印紙本假單,節省公司紙張浪費,更加環保。

 

張思齊經理提到,導入系統一定要分階段實施,設定好每一階段達成目標,搭配教育訓練,讓員工逐步習慣新的方法,這樣成功的機會就高,震旦也給我們很多支持,導入初期,他們規劃師也配合我們到各營業據點去推廣和教育,讓分公司加快熟悉系統運用。現在我們做好了第一階段出勤管理,未來,我們更期望將薪資計算等作業,全部透過雲端來完成,簡化流程和人工作業時間,幫公司省每一分錢,獲得最大的效益。

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