第 530 期文章

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從e化到雲化 展現卓越效率

E化不落後 雲端辦公室符合新時代企業經營

浩翔國際運通邱楸萍副總經理表示,資訊化對公司的經營攸關重要,只要導入順利,立刻可將公司經營績效、作業效率反應出來,提升員工產值。所以早些年從運輸物流系統、財務系統到人事系統都有導入。但對公司而言,早期導入的系統,逐漸面臨汰換的需求,以這次所更換的人事薪資系統為例,過去,使用的人事薪資系統是DOS版本,目前以不符合現今作業系統所用,面臨版本升級,要另外購買新的版本。

 

因此,當我們接觸到震旦辦公雲服務時,評估認為雲端服務將更能符合新時代公司經營方式,功能不斷持續更新,不用版本升級費,同時完整包含人事管理各個模組的運用,讓中小企業所投入成本效益具體展現。

員工自主管理,請假速度「快」有效率!

震旦辦公雲讓所有人事表單都搬到雲上,特別在請休假作業,以往員工要請假,需填寫紙本請假單,拿給主管簽核,常常遇到無法立即批示的狀況。不只請假單、出差單等單據的往返,也造成行政部門管理上的不便,特別是人資同仁在月底要去逐一核對請假單,計算勤扣薪資,更是要花費不少時間。

 

現在透過雲端人資系統,員工只要上系統,馬上可將請假單送簽主管簽核,主管不論人在哪,都可以立即處理,提升管理效率。當然也能時時掌握員工動向,好安排互相支援的人力。

 

邱副總提到,出勤、請休假透過雲端管理還有一項好處,員工可隨時上線查詢目前請假天數,尚未導入前,常會有員工忘記今年請了幾天假,還剩幾天假?只能跟人資同仁調閱紙本單據,一來一往都是耗費大家時間,現在我們員工就可以隨時上線查詢,提早規劃個人行程和休假,大大提升便利性。

管理階層展決心,全面推行迅速成長

邱副總提到,新系統在導入時,一定會遇到員工因不熟悉、不會用而造成反彈的聲音,所以我們確定要使用這套系統後,堅持要讓所有員工全面使用,透過實際操作去認識系統帶給他們的好處,從每天上班打卡、線上請假到薪資查詢,讓他們可以在線上隨時找到自己所要的資訊,況且這些資訊都和他們日常作業息息相關,員工清楚了解,才能真正去認同系統帶來的好處,而非只是簡化人資同仁的工作時間。導入過程獲得管理階層的支持,是成功的關鍵因素,當我們的系統能照顧好公司各層級員工的需求時,很容易讓系統推行成功。

 

HR轉型扮演經營成長推手

使用震旦辦公雲,在人事管理上,人資同仁能節省許多薪資計算時間,因此將這些冗長、繁複的行政作業,交給系統運算,可以將心力花在協助公司徵才、教育訓練等事務推動,真正將角色價值發揮出來,扮演公司經營成長的推手。 

 

浩翔國際運通邱楸萍副總經理(中)和震旦OA松山分公司許世豪(左)、震旦雲端張敦凱(右)合影,肯定震旦辦公雲打造高效率管理環境。浩翔國際運通邱楸萍副總經理(中)和震旦OA松山分公司許世豪(左)、震旦雲端張敦凱(右)合影,肯定震旦辦公雲打造高效率管理環境。

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