成功案例

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博物館【文件管理挑戰】

此博物館自民國 77 年倡議興建,至民國 89 年 11 月 26 日正式開館啟用,歷時 12 年,是第一座以陶瓷為主題的專業博物館。

 

除致力於臺灣陶瓷文化,提升地方產業及形象,推展現代陶藝創作,促進國際交流;更積極參與臺灣陶瓷文化之調查與維護工作,提供研究及教育推廣。

 PaperPort 的厲害之處

 .PDF轉檔/編輯的最佳夥伴

 .安裝簡易,支援多國語言介面 

 .直覺式的操作介面,學習曲線低 

 .一次購足,終身使用 

 .專人教學,操作免煩惱 

管理挑戰:
PDF/JPEG電子公文(含外文)無法複製擷取

博物館訪客來自於世界各地,因場館預約及活動的安排都需要事前準備與溝通,營運行政組經常往返英語、日語、韓語等重要文件,且不只外文文件,許多公家及民營機構所發出的電子公文皆為PDF檔,若欲修改文件的內容或複製內文,均需要組員逐字key-in,一份文件平均花費一小時,每日能處理的文件相當有限。

PDF檔無法拆分頁面,需找出原紙本文件重新掃描

行銷企劃組負責展館活動策畫,若同仁想依循先前舉辦過的活動企劃案,找到電子檔案後,僅需要PDF檔內的某些頁數時,必須至檔案室找出此企劃案紙本,再掃描自己所需要的內容,翻找檔案櫃加上重新掃描非常費時且重工。

表格眾多,PDF檔案需列印出紙本手寫

教育推廣組專責與學校相關單位接洽及活動後續意見追蹤等,此單位會將表格文件(PDF)提供參觀人員填寫資訊,而參觀人員需將文件輸出並填寫完畢後, 再次掃描將資料回傳給教育推廣組,流程十分繁雜且不即時。

 

解決方案:
PDF全文OCR辨識及轉換Office可編輯格式 

經過PaperPort內的OCR(文字辨識系統)後,可將文件上的文字全部擷取出來重製使用,或將PDF以拖拉方式轉換成編輯的Office檔案,大幅減少逐字key-in時間,只需校正及編修欲更改之內容,並支援多國語言文字轉換,即使是外文文件也可以輕鬆辨識成功。

PDF頁面複製、移動、拆分及堆疊 

利用PaperPort將既有的PDF檔案透過預覽模式下進行順序編排及拆分,要合併不同的兩份文件,也可利用堆疊的方式,將兩份文件合併成一份完整的PDF,無須重新掃描,即可整理出所需的電子檔案,如同整理紙本文件一樣容易。

 

 

電子表單Form Typer,打字取代手寫

將原有的PDF檔案轉成可填寫的電子表單Form Typer,將PDF內的空白表格自動轉換成可輸入的文字欄位,將表單儲存並寄送給收件人,收件人可直接在表單上輸入文字後即可回傳,大幅改善以往的工作流程,表單傳遞快速且便利。

 

具體成效:

►輕鬆擷取內容文字,提升工作效率

►PDF頁面編排及拆分,節省95%時間不重工

►電子表單傳遞便利,流程簡化50%

 

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