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打造高抗壓的鑽石團隊

企業經營在面對經營失當、業績下跌、交期延誤或者意外危機,許多壓力鋪天蓋地而來,如何安度危機?如何在壓力下維持正常營運?將是領導人最大的挑戰。

前陣子世界棒球經典賽中日之戰,日本在落後二分之下,沉着應戰;中華隊在輸不得的心理壓力之下,也奮力拼搏,相互追趕得分,投手羣精銳盡出,教練與場上選手在高度壓力凝聚意志與決勝心。日本隊的韌性,二枚腰精神充分發揮而略勝一籌。雖然中華隊飲恨,但抗壓的表現令觀衆熱烈迴響,感動落淚!

危機處理 戰勝壓力

早年我從事房地產買賣行業;當時某公司經營虧損已達八個月,眼見臺灣房仲連鎖紛紛進駐桃竹苗地區,一個地方性品牌如何面對強大競爭者?該公司董事會聘我擔任執行副總,臨危授命之下,帶領二百餘位同仁度過難關,轉虧爲盈。那時決定將兵團作戰改爲責任中心體制,承受巨大的變革抗拒,雖然流失掉部分人力,但在總管理處及高層幹部支持下,辦13次說明會,有效發揮在地化優勢。最後不僅擊敗同業且茁壯爲現在的臺灣房屋集團!

令我印象更深刻的是創業之初,承接美臺電訊委託有綫電視(CATV)營運規劃案,因金額龐大,必須跨界整合包括企管學者、媒體專家,會計師及大批工程技術人員,內部整合溝通已屬不易,尤其十餘專案輒在一起,繳交日期迫在眉睫,輪流兩班仍恐無法完事。作爲專案主持人,我壓力之大經常夢中驚醒。那時所幸核心幹部摒棄成見,輪流加班,相互補位、打氣,終於在截止日前送件,結果十四家有綫電視規劃案全數通過!成爲當年度撰寫團隊中最大贏家!

這些經營中經歷的壓力,若非處置得宜,任何一件都會釀成更大災難。所謂的好事多磨;事非經過不知難,處理危機中的壓力,更難於日常生活中的壓力管理。

危機5特性

每一種特性都構成壓力的來源:

1、驚異性

(或稱“不確定性”),危機出現的時機、地點與受害情況,均難以事前預測與確定。

2、嚴重性

(或稱“威脅性”),危機發生將傷害政府形象、名聲、民衆財產、性命,影響極大。

3、短促性

(或稱“急迫性”),危機發生時,時間計算單位變成是日、時、分甚至是以秒計。

4、衝突性

政府機關間救難手段、處理意見與偏好常產生嚴重衝突、難以整合。

5、複雜性

引發危機的因素太多,彼此交互影響,經常難以理清,導致資訊負荷、資訊重複、謠言過多,無法澄清,亦無從掌握,因而造成聯繫協調上的困難。

我們不能任由危機發展,必須事先掌握防範於未然,若已發生危機則需有效管理以及降低損害,身心壓力也在有效步驟之下逐步降輕。危機管理過程有5種情形值得注意:

資訊有限性→不確定性包括爲情況不確定、影響不確定、反應不確定。

過程階段性→在危機威脅前採取事前、事中或事後的因應過程。

行動動態性→不斷地修正與調整,以有效預防、處理及化解甚至消彌無形。

風險多重性→危機處理過程必須關注技術、經濟、政治與社會的各種風險。

結果雙面性→危險或機會在於決策者或決策當局的處理能力。

作爲團隊領導者如何面對危機的降臨,又如何轉化壓力爲團隊動力,凝聚共識,共赴目標?一個可承受壓力的團隊必然是人人當責,爲目標、爲任務,能夠有效分工合作,相互補強;訓練有素,默契十足;遇事不慌,依序而變;接受命令,遵守紀律。不妨在日常管理中即設定壓力測試,不適任同仁可部分淘汰。

如何增加團隊對壓力的承受度,同時淘汰無法調適壓力的同仁,有下列一般性技巧可參考:

· 將最後期限提得比標準短一點、縮短幾天,考驗同仁能耐。

· 無論環境、景氣多麼波動,改變條件仍要求更佳的績效。

· 要求緊急狀態下,有完美的行政、後勤支援;考驗團隊協力。

· 不允許背後陷害或批評同僚,要求正向建立彼此信任關係。

· 追蹤進度,瞭解任務是否完成,隨時盯緊績效落差及時回饋。

· 定期執行檔案及績效檢查,可採用360度評估,以示公允。

· 要求不斷地訓練及溫習課程,尤其危機應變及腳本演練。

· 持續提升期望標準,引進正向壓力及改善績效標準。

通過上述各項工作的安排,讓整個團隊整體抗壓性提升,在任何狀況下都能適應新增的壓力或危機任務。個人曾在臺塑企業服務過,在實事求是、追根究柢的要求下,將管理分解到最小單位,實施責任中心,單位成本,標準作業及持續改善。

大陸海爾家電採用日清日高,每日完成交付任務並結算到個人與單位的貢獻度,不論品質與服務均爲五星級水準。鴻海集團更不用說,每年要求成長30%期許之下,打造能徵善戰,全球攻略團隊,尚能揪出細節中的魔鬼,減少浪費、精實管理。這些成功的企業,即便如臺積電、宏達電、王品牛排、85度C連鎖都在平時如戰時地培養抗壓力。

美國遊騎兵學校強調將戰鬥情境融入訓練過程中,有助於團隊建立與抗壓力做好準備。預防戰鬥壓力反應的領導行動,對企業團隊領導人亦有參考價值,建立單位凝聚力與自尊;讓成員有一家人的感受;保持成員精神與身體健康;執行艱難的實況模擬訓練;在重要領域上交互訓練(輪調);實施睡眠紀律及衛生規定;維持相當福利、安全;減少不確定感;執行個人預防醫療措施。

練兵千日,用在一時;團隊的真實戰力,必需在危機情勢中才能展露無遺。在績效爲王的要求下,雖會遭致抱怨,但不能鬆手;爲了增加團隊凝聚力,並從增加的績效與壓力中獲利,必須有所取捨。

超強管理10招數

1、對領導人及同仁設定一連串的最後期限,促使合作與參與感!

2、每階段提高15%的期望值,逐次激發潛能及成就感。

3、每月或每季增加檢討頻率,說出所有缺點,提出改進之處。

4、對錶現最佳20%者,提升績效要求、給與挑戰並培養他。

5、對組織做體檢,找出需改善項目,交付團隊負責提案並執行。

6、運用責任中心制度或競賽方式,促使團隊之間競爭達成目標。

7、發展更多人際社交活動,娛樂之外,增進團隊成員友誼、信任。

8、在忙碌工作以外,舉辦相關活動,讓成員建立自信心。

9、親自監督並參與團隊任務的進展檢討,傾聽他們的處境與心聲。

10、公開表揚團隊的績效與貢獻,強化成員的認同度與忠誠關係。

以上十點均有助於抗壓團隊的建立與發展。越是危機壓力中更加顯現出鑽石團隊的璀璨光芒!

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