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採購門禁系統,HR該注意的5件事!

 

企業使用門禁系統,管理員工進出安全外,更期望能做好員工出缺勤紀錄,因應勞動檢查。但實務上我們常發現光憑員工進出的門禁來做出勤,卻也是容易誤踩勞檢地雷的開始,導致遭受罰款。
此外,當企業人資要進行加班、出差、薪資計算管理時,還是要靠人工與Excel奮鬥一番,何不善用門禁系統的優勢,再串接雲端HR系統,讓考勤管理與薪資計算一次到位呢?

採購門禁系統時,關於考勤管理的5項注意事項

 

1.出勤流水帳記錄,工時難認定

門禁裝置是以流水帳的方式進行出缺勤紀錄,自動抓第一筆作為上班時間,最後一筆為下班時間,然而若遇到特殊情況,如下班後又折返回公司拿取遺忘物品,抑或是進公司後再公出,那麼所謂的「下班時間」就不是門禁系統能夠有效判定的了。此項漏洞更是容易在勞檢時遭遇質疑,認為門禁所紀錄之時間超過正常下班時間,但企業卻未給付加班費。

 

2.出勤記錄無法保存到5年

門禁裝置的原理,大多是使用微電腦記錄出缺勤資料,未必有系統後台連動,能記錄的資料有限,可能無法保存到5年,恐違反勞基法。

 

3.請假、出差等單據分散,管理不易

門禁裝置是在人員進出時才會有紀錄,員工若是因休假、出差等因素未進公司,就不會有上下班紀錄,此時仍需倚賴紙本單據做簽核申請,管理與調閱資料又是額外成本,面臨勞檢時,也容易有缺漏而遭受罰款。 

 

4.薪資計算仍需人工作業

即便門禁裝置紀錄了員工正確的上下班時間,微電腦無法靈活彈性因應薪資計算作業,例如處理不同時段的加班費率,可能就仍需人工計算/驗算薪資,無法以最效率的方式為HR節省到時間。

 

5.法規更新無法因應

單純的門禁裝置,無法即時因應法規調整,HR仍需主動吸收勞動法令最新資訊,才能避免觸法。

 

門禁結合雲端考勤管理,發揮1+1>2的效益

 

一、各種門禁設備,出勤上雲端

多地、跨設備,出勤全整合出勤紀錄輕鬆保存5年以上,報表即時調閱,人員差勤狀況全掌握。

多元出勤整合,人事管理更便利

▲多元出勤整合,人事管理更便利

 

▲雲端自動產生報表,出勤管理高效率

 

自動產出報表,輕鬆搞定同仁整個月的出勤狀況,出差、請假、加班、曠職補登,一目了然,幫助HR節省繁瑣流程與作業。

▲即時調閱出勤狀況,輕鬆完成雲端考勤管理

二、班表、工作時間認定與異常提醒

1.人員班表工時設定

因搭配人資系統運作,才能將出缺勤管理紀錄與人資系統中的人員班表作匹配。也才能有正確工時的認定,非原本人員進出紀錄的流水帳。

 

2.工時異常提醒

震旦雲的人資系統有針對勞動檢查做了更貼心設計,提供人資夥伴工時異常提醒。當同仁有超時工作,或異常工作時間的紀錄時,就可以立即介入關懷,瞭解原因,並在工作時間上即時做補正,避免違法的情形發生。

1.超時未申請加班的同仁名單

2.即時關懷同仁,並調整正確下班卡

3.即時處理異常下班,避免違法

▲出勤報表及時調閱,工時異常主動示警

 

3.符合最新勞基法

雲端人資系統套用最新勞基法,無論在四週變形工時、班表等部份皆可從系統套用,省去人力研究複雜法令並容易計算錯誤的風險,大大提升人資工作者的便利性。

 

三、結合薪資計算節省人力作業

一鍵計薪節省時間,補充保費計算、媒體申報作業,符合新制法規,內建加班費未休代金計算,可轉出各家銀行薪資轉帳格式,並支援多元薪資報表、電子薪資單。

▲支援多元報表,出勤結薪全整合

 

四、室內靠門禁系統,戶外靠APP打卡功能,即時掌握內外勤人員各點足跡

外勤人員在外奔走時,可運用GPS精準定位打卡,主管也可透過APP即時查閱打卡歷程,並串接行動簽核,讓流程不卡卡,高效完成簽核,是遠距辦公、行動工作必備工具。

▲打卡地址與外勤行程清楚呈現

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人資系統推薦震旦雲,提供密碼機、刷卡機、指紋辨識、人臉辨識等多元門禁裝置,並可串接雲端HR系統,讓您考勤管理與薪資計算一次到位!

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