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3項ERP系統導入注意事項,聽雲端ERP系統20年資歷的導入顧問怎麼說!

 
導入雲端ERP系統是一件浩大工程,其中需要許多角色彼此協作,系統規劃也牽涉到整體工作流程,細節多且牽一髮動全身,究竟執行雲端ERP系統導入時,有哪些眉角注意到了可以讓導入過程更加順暢完善?震旦雲訪談具有20年年資的導入顧問,整理三大重點與你分享!
 

一、導入雲端ERP系統前,需邀請跨部門主管參與導入會議

由於導入雲端ERP系統的功用便是讓企業管理更精實,流程重整後,人員與職務都會因而調整,因此在開始導入系統前,跨部門的導入會議非常重要,
目的在於釐清資訊流、工作流、SOP建置方式,讓內部為後續系統上線凝聚共識。
 
舉例來說,過去管理不連貫時,可能會發生採購、倉儲、財務都打一次單的重工現象,導入系統後調整為某部門打一次單,後面人員用轉單的方式即可讓流程繼續走,如此一來則需要討論,要由誰打那一次單? 

 

二、釐清ERP導入流程中的角色-從系統商到客戶端

在ERP領域中,每位顧問所擅長的領域不盡相同,如產品介紹顧問、後端流程輔導顧問等,或是一位總顧問,底下帶領財務、生管等各種功能型顧問,一個顧問打到底,可能無法在每個環節都面面俱到,反而是要透過專業分工,依照客戶產業屬性以及需求模組,分配適合的顧問給客戶。
 

通常在ERP導入步驟中,系統商也會有不同角色彼此協作,確保顧客在不同階段都能獲得最適切的協助:

  1. 售前輔導顧問:從前期洽談輔導、專案規格確認、流程制度到參與顧客教育訓練。
  2. 後續上線操作顧問:在整個流程中約佔比80%,需全盤了解ERP系統架構,並為顧客審視流程順暢度、提供完善的教育訓練。
  3. 客服專員:待系統上線後,協助顧客在操作上的疑難雜症。

 

除了系統商的多元顧問角色,顧客方的專案經理人也對導入過程有重大影響,建議由一位有管理決策能力且務實的高階主管擔任,另外,各單位具有決策權的主管也都要參與,才能展現決心、建立共識,由上而下地帶領員工學習新系統思維。

 

三、雲端ERP系統模擬測試流程-售前售後都可做,做了會很不一樣!

對於細節繁複、架構龐大的雲端ERP系統來說,很難實際把每個環境都檢視過再購買,加上各家系統商都有擅長的模組,口頭闡述與實際操作可能會有所差異。
 
許多顧客會請廠商提供試用版,想要自行測試,然而ERP系統架構複雜,各產業有其特殊需求,都需要至後台設定,且需要一定的學習時間,若盲目試用,無法測試出產品的精隨與特色。顧客若想確認該系統是否能實際解決管理困境,可提供一、兩項範例商品,請系統商登打資料到系統,測試是否真的能跑出數據。
 
除此之外,模擬測試也是ERP導入前準備很重要的環節,先利用模擬測試產生的資料,與原有系統作差異分析核對,回顧上下流關係是否要調整,如此一來可在在取代既有流程前,再次審視確認,導入系統能跑出正確的財務報表。
 

延伸閱讀:ERP系統採購懶人包|如何選擇ERP系統?三大評估重點解析

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