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為何HRM系統導入困難重重?導入顧問教你5大招式破解挑戰!

 

以下情境是否是您身為人資的經驗?花費許多時間完成HR系統評估後,進入系統導入流程後卻困難重重,無論是自行學習系統操作很吃力,還是開始使用後,無法與管理執行環節妥善對接,導致系統使用效果不佳,都可能是您在導入系統時感受挫敗、懷疑導入系統是否是正確選擇的原因。
 
今天,震旦雲導入顧問以自身經驗,與您分享在人資系統導入時,大家通常會遇到那些困難?以及提供您破解人資系統導入挑戰的5大招式。
 

挑戰一、對電腦操作不熟悉

解法一:顧問細心耐心說明

若窗口本身就對3C操作不熟悉,學習起系統的挑戰性相對較高,此時導入顧問會放慢教學速度,仔細說明當前要注意的是系統畫面中哪個位置、哪個選項,而震旦雲也有提供系統操作的線上教學平台,讓顧客可以在HRM系統導入教學結束後,能夠自行觀看影片溫習。

導入顧問分享到,遇過電腦不熟悉、也完全沒用過雲端人事系統的使用者,一開始學習得很吃力,每天都來電洽詢,態度認真、積極發問,導入結束前向導入顧問分享「覺得自己進步很多」,是讓導入顧問覺得最有成就感的情境。

 

挑戰二、HRM系統操作學了又忘

解法二:提供可隨時回顧的教學素材

薪資管理系統牽涉到出勤、人事、薪資、保險、所得等功能,偶爾要使用某項功能,卻忘記如何操作怎麼辦?別擔心,每位導入顧問都有各自協助顧客的方法,有的會給予顧客他所詢問的內容在線上教學平台上對應的影片連結,讓顧客免去尋找的時間;有的會在回覆顧客的信件內將系統畫面截圖並標註流程,以供留存。

 

挑戰三、HRM系統與制度無法互相搭配

解法三:訂定明確的人事規則

所謂沒有100%的系統,意味著薪資管理系統與制度是要互相搭配、彼此配合的,會覺得系統使用不順,有時其實是反映了在管理實務上有缺漏的地方,比如過去如果是手算薪資,未有完整的人事規章,導入HRM系統前要嚴謹地制定公司規則,如遲到該怎麼扣錢、特休未休完如何處理等,將制度具體釐清後,才能在系統設定時輸入明確的指令。

 

挑戰四、未能善用HRM系統導致重工

解法四:HR需將權限下放給主管

相較於HR,主管其實是最清楚排班情況的角色,如果系統權限未下放給主管,主管在核決員工請假時仍然使用紙本作業,然後再將資料交由HR手動輸入到HRM系統內,便未能善用雲端系統的便利性,導致管理效率仍然不佳。

應該在起初就開放主管的HRM系統核決權限,也方便員工隨時隨地進入系統看自己的請假狀況,養成大家在雲端上完成出勤請假紀錄的習慣,對於管理才能達到事半功倍的效果。

 

挑戰五、時間無法搭配導致導入時間漫長

解法五:一鼓作氣完成人資系統導入

決定導入薪資管理系統的話,就是要為導入專案留足夠的學習時間,全力做到最好。一定會有陣痛期,但若能在短時間內盡快完成系統學習,並快速上線,才是一勞永逸的方法。若因各種原因導致資料回傳時間拖沓、挪不出時間進行線上教學,會造成系統學習的效果不好,後續導入進度延宕也會導致效果不如預期。

 

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薪資系統推薦震旦雲,提供完整專業的人資系統導入顧問服務,讓您在導入HRM系統時有清楚且循序漸進的教學,不再獨自面對系統畫面煩惱頭痛,欲瞭解更多請於下方留言,或撥打02-8729-7066客服專線,將有專人為您服務。

 

 

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