人事系統評估方法１：4W1H檢測法則

在導入人事系統或汰換前，企業往往會面臨一個關鍵問題——現有系統是否符合公司需求？若評估方向不夠明確，很容易陷入功能比價的迷思，反而忽略了企業的實際管理痛點與未來成長需求。

震旦雲整理出「4W1H 檢測法則」作為評估依據，協助企業從不同面向檢視人事系統的效能與企業之間的適配度，確保能真正發揮效益。
 

1. What：既有流程是否存在效率問題？

在現今講求效率的環境中，報表產出速度至關重要。若現有人事系統無法在5～10分鐘內產出報表；或員工經常需要在公司以外地點出差工作，但企業仍以紙本方式紀錄出勤和請假事宜；抑或是企業的人事管理涉及到輪班或排班，經常有異動紀錄的修改需求等種種因素，常導致差勤管理不即時，進而影響企業整體營運效能。
 

2. Who：誰負責處理人事管理相關事務？

薪資計算通常會由企業當中的人資、財務等專業人員來處理，如果每次發薪前都需要透過人工反覆驗算或檢查給付金額，代表內部現有的人事系統自動化程度不足，無形之中也會增加不少人力成本和錯誤風險。
 

3. When：這些作業流程需要多久時間？

企業在進行薪資計算或出缺勤紀錄時，是否經常耗費大量時間？選擇雲端人事系統會讓薪資計算、出缺勤管理更加省時便利，HR夥伴可以將時間投注在更需要創意或決策力的項目上。
 

4. Why：為什麼要更換人事系統？

隨著企業的發展，各式系統皆需要持續更新才能跟上公司成長的腳步，尤其是人事系統。舉例而言：企業計劃擴展規模，或是希望從紙本作業轉向數位化管理，就需要搭配符合數位轉型的人事系統，滿足數位管理、成本精簡，讓企業營運更高效。
 

5. How：目前的人事管理方式是什麼？

最後，建議審視企業當前的薪資管理方式。如果仍然依賴人工計算或使用功能有限的系統，應導入能夠自動化管理、簡化操作流程的現代化人事系統，將會顯著提高企業的運營效率。

人事系統評估方法2：依據企業現況檢測

除了透過檢測流程與作業效率來評估外，企業也可以先回到自身現況，思考「我們目前的人事管理狀態，是否還支撐得住未來的營運需求？」而以下2種情況，是常見需要導入或汰換人事系統的關鍵時機。
 

1. 目前仍以打卡鐘進行出缺勤管理的企業

傳統的人事管理方式普遍效率低下，容易出現考勤數據難以彙整、統計費時等問題，甚至可能會在勞動檢查時面臨觸法風險。因此，導入符合法規的人事系統，可以實現自動化管理，有效提升效率並確保符合法規。
 

2. 已有人事系統，但想要更換系統的企業

如果現有的人事系統無法滿足企業需求，包含系統操作繁瑣，或是無法因應法規更新，那麼升級到更彈性、功能全面且符合最新法規的人事系統是必須的，有助於降低錯誤風險、提高管理效率，成為企業發展的重要支柱。

特別收錄：人事系統功能檢核表

如企業已經規劃採購人事系統，或是正在評估是否需要更換系統，建議應先針對企業在人事管理中常見的4項關鍵需求進行檢核，包含操作難易度、功能靈活度、法規支援度、與軟硬體整合度，以下是震旦雲製作的功能檢核表，歡迎有需要的企業人資下載使用。

 

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