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ERP系統採購懶人包|如何選擇ERP系統?三大評估重點解析

 
台灣ERP系統廠商那麼多,企業該如何挑選適合自己的ERP系統呢?有哪些參考面向?如何進行ERP系統比較?震旦雲整理三大評估重點,協助您快速掌握適合自己產業的ERP系統!
 

一、ERP系統功能完善性

 
1.是否具備產業適用的重點功能
不同的產業有不同的著重功能,以及要串接的相關系統,如倉儲業看重倉庫管理、條碼管理功能,零售業需要串接POS系統,電商需串接金流、物流,醫療產業有專屬的編碼方式、製造業著重物料清單功能等,都需要特別注意,詢問ERP系統商是否有相關解決方案。
各產業導入ERP重點功能
產業 倉儲業 餐飲零售業 電商業 醫療產業 製造業

ERP重點功能

倉庫管理
條碼管理

POS系統串接

金流、物流串接

專屬的編碼方式

物料清單

以零售業為例,也許大部分的系統都有替商品建立品號的功能,但不同的產品有不同的品號建立需求,如成衣業要為同樣的款式建立不同尺寸、顏色的品號;酒業要建立濃度、瓶裝大小的品號;鋼板、木板等材積業要建立體積、長寬厚的品號,排列組合下來要建的品號就會非常多,對管理者來說是一項耗時繁瑣的工程。此時很需要ERP系統具有貨品特徵的功能,只要建立好單一產品的貨號,其他細節資訊都能用特徵功能一次解決。

 

2.深入了解產業特殊細節需求
不同的產業有各自的眉角,如食品業的單位用量跟其他產業不一樣,不是單純計算賣出一個、兩個,而是使用斤、兩等單位,此種單位換算的細節若沒有注意到,就容易有系統數字無法真實反映銷售數字的情況發生,需特別注意ERP系統是否有內建單位轉換的機制。然而,使用者通常無法在顧問介紹系統的當下,直接判斷是否有如此細部的功能,所以詢問顧問該廠商是否在同產業有指標性的案例,會是一個快速的判斷方法。
 

3.財會模組是否能反映真實成本

所有企業最終都要衡量公司有沒有賺錢,因此ERP系統能否將成本真實反映,就會是很重要的一件事。以標準會計來說,會做移動成本月加權、年加權計算,然而這種計算方式是計算營業至今一直累積出來的平均成本,未必能夠真實反映公司是否有獲利。 

功能進階的ERP系統則可以做到分批成本計算,能夠知道這批成本多少、賣的時候以多少價格賣出,進而明確掌握到這批貨的利潤有多少、是否要繼續販賣此種產品,而不是永遠只能看到系統內的滾動成本,無法判斷每個製程、原料的真實成本。

 

4. ERP系統雲端化好處多多

系統雲端化是市場趨勢,相較於傳統買斷版的系統,使用雲端ERP系統的優勢在於不用自行建置伺服器、資料庫、防火牆等軟硬體設備,也不需雇用資訊人員維護系統、進行資料備份,就能擁有便利又安全的服務。

除了上述的成本得以節省之外,使用雲端人資管理系統的好處是系統商會進行免費改版,以及不定期推出新功能,這些優勢都是傳統買斷版的系統所沒有的。

軟體費用

彈性租用

數十萬~數百萬

系統維護費

免維護,免費更新

15%~20% / 年

伺服器主機

免建置

40,000

伺服器作業系統

免建置

26,000

資料庫

免建置

30,000

防毒軟體

免建置

800

網路頻寬(防火牆)

免建置

30,216 / 年

電費 400W (每度4元)

免建置

13,824 / 年

資料備份

免建置

20,000

IT人力維運

免專人維護

專人維護管理

5.優先選擇有客製化彈性的系統

通常第一次導入ERP系統的中小企業會選擇套裝軟體,藉此釐清管理流程,將公司營運制度化、規模化,然而等到組織規模成長時,會產生產業個別的細項需求,此時標準化的系統可能無法滿足這類型的使用者需求,需要系統商協助客製化,若系統沒有客製化的彈性,就必須更換系統。

需特別注意的是,客製化有兩種,一種是從主程式修改,但之後若雲端版本更新,功能已固定無法隨之升級;另一種是用外掛程式滿足客製化需求,當主程式升級時,能同步升級,因此會建議在提出客製化需求時,和系統商確認將採取哪一種修改方式。

 

二、系統商顧問專業度

 
顧問也是挑選系統時須評估的重要項目之一,使用者可在諮詢時,觀察系統商顧問是否具備以下幾點特質:
1.對系統熟悉程度高
當使用者提出產業需求時,顧問應可立即提出解決方案,或者假若系統沒有直接功能,顧問是否能提出替代方法,藉此滿足使用者的需求?
 
2.系統操作流暢度佳
顧問在操作示範時,是否會卡卡的、找不到某些功能?還是只介紹基本功能,沒有辦法針對細節展示說明?若能流暢且深入地介紹ERP系統,代表該顧問可能有能力為顧客規劃適合的系統。
 
3.引導與溝通能力良好
好的顧問不只是單方面聽使用者提問,還要能夠引導使用者說出管理痛處,幫助使用者提出他們沒有想到的問題。例如:我過去在服務相關產業的客戶時,發現他們時常遇到某類問題,你們也有這方面的需求嗎?以往管理流程的某一環節,是否有碰到什麼樣的問題?並藉此說明他們的系統可以如何解決客戶的痛點。

 

評估ERP系統時,可問顧問的問題

  1. 輔導過幾家客戶?
  2. 是否有輔導過相關產業的客戶?對該產業能夠提供什麼樣的解決方案?
  3. 顧問擅長哪些模組領域?
  4. 顧問之間是否有做專業分工?(如總顧問、銷售顧問、導入顧問等)還是一個顧問打到底?

 

三、系統商服務能量

 
除了系統本身的功能、顧問能力,系統商本身的體質也需要考慮到,以免發生軟體孤兒的情況,評估指標如下:
1.公司成立年資:判斷系統商是否有一定的能力與經歷服務客戶
2.公司規模(資本額):判斷系統商的規模,以及是否有足夠的現金流維持運營 
3.顧問人數:判斷系統商的人力是否提供足夠穩定的服務
4.顧問平均年資:顧問的經驗會隨著服務的時間累積,好的顧問會有越高的經驗值,通常至少3年以上才能獨當一面。
5.研發團隊規模:系統需要維運、開發新功能、滿足顧客客製化需求,研發團隊若沒有足夠的人數,可能導致系統久未更新,或是遇到bug沒有人力處理。
6.開發工具:判斷使用的程式語言是否是市場上的主流技術,因技術的普遍性很大幅度影響人才招募的容易度,使用主流的開發工具,較能讓研發團隊維持一定的穩定度,否則容易招不到人。 
7.公司長遠規劃:除了維運現有的系統,也可評估系統商是否有布局未來,因資訊產品使用的程式語言很多種,要注意是否有守舊現象,以免使用的系統被時代淘汰。若系統商能評估市場走向,提前開發未來的產品,將能為顧客提供更有前瞻性的系統服務。
8.二次開發(客製化)的能力:有些系統商不太願意接客製化,覺得會造成負擔,其實也反映了該廠商沒有相關資源做這件事。
9.培訓課程:在系統導入完成後,系統商應為顧客提供操作訓練,才能真正運用ERP系統掌握管理數據。使用者可評估廠商是否提供到府教育訓練,還是只有線上影音或大班課?兩者的學習效果有很大的差距。

ERP系統推薦震旦雲,貼心的服務會在到府教育訓練的同時,將顧客詢問的問題與操作畫面錄製成影檔,讓顧客在訓練結束後,也能針對自己最需要複習的問題隨時回顧。

最後小提醒,在評估系統時,應該與系統商進行多次溝通,進行多方ERP廠商比較,也許大方向的功能系統商都可以符合,但有更多細節之處,需要多次面談才能知道系統商是否也能滿足需求。若只談了一次就完成簽約,在導入時就會發現產業性質難以完全套用,導致得花費額外預算做很多客製功能。

               

ERP系統推薦震旦雲,提供您流程、功能都彈性的系統,並有經驗豐富專家顧問輔導,滿足您的產業獨有的營運需求。

 

 

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