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人資系統怎麼選?9大評估,手把手找到最佳HR系統

 

數位轉型的浪潮下,數位化成為企業的首要目標,第一步從公司內部做起,數位化人事管理將帶領人資夥伴從紙本、Excel紀錄轉移為系統自動化,使用人資系統、HRMS系統不外乎是為了「提升工作效率」、「合乎法規」、「保存紀錄」3大要點。

 

市面上人資系統廠商這麼多種,如何選擇貼近企業需求的人力資源系統?震旦雲以人資夥伴的角度出發,透過使用系統「前、中、後」的流程,整理出9大評估重點提供HR夥伴參考,手把手教你找到最適合的HR系統!

 
 

一. 【採購前】

 

1. 廠商年資及經營體質

系統廠商有沒有經營不善的風險?導致後續服務被放生?
為確保服務品質,系統廠商的年資、經營體質、穩定度皆是評估要素。雲端人資系統多採訂閱制,因此維護與運作需依靠系統廠商,若廠商經營不善而導致服務不即時,那就得不償失了。
評估重點:
  • 廠商信譽如何?
  • 營運狀況是否穩健?
  • 是否能長期支援軟體更迭及提供穩定的服務品質?
 

2. 服務同產業的經驗

有沒有同行也使用過這家系統商的排班系統?
以排班、薪資制度與人員較為複雜的製造業來說,排班時常是24小時運作,因此會碰上跨夜班或是現場人員不固定等問題,需要評估薪資系統及排班系統是否足夠彈性以因應產業需求,以及系統廠商否有實際導入案例,來確保系統的運用程度。
評估重點:
  • 廠商是否服務過相關產業顧客?
  • 廠商為顧客解決了人資系統上的什麼痛點?
  • 整體為顧客節省多少作業成本?
 

3. 系統可擴充、高彈性、可客製化

系統是否真的能貼合使用需求?
人力資源系統是企業內部大型管理工具,因涉及溝通的組織項目、部門眾多,尤其是薪資系統與排班系統,多元化程度高,每家企業的需求皆不盡相同,會在既有模組下做調整及變化的需求。
 
許多小型HR系統廠商,僅以勞基法作為主要架構,雖價格較低,卻無法符合企業需求,系統的自動化程度也不高,許多事項仍需手動處理,反而增加作業時間。此外,也需注意人資系統是否能夠整合出勤設備,如門禁卡機、指紋機、人臉辨識機等,出缺勤紀錄整合薪資計算,能提升人事管理效率!
評估重點:
  • 廠商否能在基礎模組上做調整?支援客製化?
 

4. 系統資安評估

企業會不會有資料外洩的疑慮?
雲端人資系統的資安評估相當重要。系統廠商具高標準資安防護是必要的條件,最常見的為國際級ISO認證,以確保廠商能夠有效保護企業的資訊安全。此外,也要確認廠商機房安全性及資料異常、備援能力是否齊全。
評估重點:
  • 是否有可靠的資安認證證明?
 
 

二. 【導入中】

 

1. 專屬導入顧問

HR系統導入難易度依客製化程度及企業人數多寡而有所不同,震旦雲的系統導入顧問除了協助導入系統外,更會協助企業導入後的「使用教學」,同時能依據使用者的管理痛點,提出相對應的措施與建議。
評估重點:
  • 是否在協助導入系統後,還有系統使用教學的服務?
 

2. 導入標準流程

從成交到導入,廠商是否提供一整套SOP及時程規劃,包含:規劃資料匯入架構、評估、導入安裝及設定等,導入顧問也需提出導入標準流程計畫,以此審視系統廠商的導入經驗是否完善。
評估重點:
  • 是否有專責服務窗口(顧問)?
  • 是否有完善的導入流程?
 
 

三. 【導入後】

 

1. 法規更新、系統升級

在法令更新後人資系統是否提供更新服務,也是重要的檢核項目之一,無論是新制工時、薪資、排班、勞健保費率等,皆須符合最新制度規範,替人資夥伴把關。
評估重點:
  • 系統是否能即時更新調整,符合最新法規?(不需因法規更新要再買一套新的版本)
 

2. 專屬客服

導入初期,難免會遇上系統操作問題,系統商是否配置專屬客服團隊,提供教學、問題排除。
評估重點:
  • 是否有專屬客服團隊/專線?
 

3. 學習資源

系統商是否提供學習資源,供人資夥伴隨時學習系統操作等相關訓練,當有新同事加入時,也可以透過學習平台,快速熟悉系統操作。
評估重點:
  • 是否提供學習平台,以因應人員異動銜接?
 

【溫馨小提醒】

企業應多方比較不同人資系統廠商,建議不要以人資系統價格作為主要評估要點,因為系統牽涉層面多,且因應企業規模等不同因素會產生不同需求。
 

 

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