【一切，都與管理有關】
對於經營者來說，要管理一間公司絕非易事，凡管理五要：生產、行銷、人資、研發、財務，所有細流都需要管控。然而，公司目前是如何進行經營管理的呢？若企業規模較小，或許還可以靠著人力，逐一將各項資料輸入Excel歸檔；但若是正在發展中、或規模較大的企業，這些瑣碎的文書工作，恐怕便是拖累公司發展的隱形殺手。於是，ERP／CRM這類企業資源規劃系統應運而生。
【還沒有一套完整的系統嗎？】
先來看看一家公司的2種運作方式範例。
第1種：
小明在著名A企業擔任銷售經理一職，腳踏實地並積極進取的他，很高興自己終於晉升到這個位置。但是很快地，他便發現內部運作有諸多問題，使他無法好好大展身手……。
從接到客戶來電的那一刻起，他便碰上許多阻礙：首先是上次聯絡這位客戶的業務已經離職，也沒有留下相關紀錄，難以得知先前洽談細節；好不容易接下訂單，才發現對方填寫的採購表單是兩年前的舊版本，其中有幾樣商品早已停售！小明只好硬著頭皮誠實告知客戶實情，所幸對方沒有大發雷霆，僅調整了其他商品的採購數量，並要求一定要如期交貨。
就在小明以為一切終於要塵埃落定時，倉儲那邊突然來了電話：「經理，最近原物料短缺影響產線，剛剛的單我們只能做出一半的量而已！」
第2種：
小明自從升上銷售經理一職，該業務部門不僅沒有經歷換人的陣痛期，反而在「新官上任三把火」的加持之下，當月業績立刻突破所設目標。究竟他是怎麼辦到的？
原來，在確定升任銷售經理一職後，小明的ERP系統權限隨即開放至主管職，讓他可以檢視並掌握部門裡所有業務員的銷售進度，根據每個人的不同狀況進行客戶分配調整。即使是先前離職的員工，也透過CRM系統留下了完整而詳盡的顧客關係經營紀錄、洽談問題需求，方便日後隨時調閱追蹤。
另外，線上的表單系統不僅模組多元、修改後即時更新，確保每個同仁都能接觸到統一的最新資訊。最重要的是，當主力商品庫存不足，進銷存管理系統即時發出通知警告，使產品部門能趕緊採購原料、應付產線需求，收到的款項也能開立正確的發票，於系統內登錄完整的收支紀錄，跑出帳目正確的報表。
最終，由小明所領導的銷售部門，在季末交出了漂亮的成績單，所有人都感到非常滿意。
【捨不得花錢買看不到的東西？系統跟Excel的差別？】
同樣的人、同樣的工作，僅僅是因為營運管理方式的差異，便產生截然不同的結果。ERP/CRM系統不像文具、收納櫃、辦公桌一般，是看得見、摸得著的東西，買來後很難在短時間內見證使用成效；但是，從範例中可發現，完整的紀錄、透明的資訊、即時的通知、正確的數字，便構成一家公司內部運作的脊梁骨。
尤其，各部門運作是環環相扣、互相牽連的，沒有誰能獨善其身，只要哪個單位於流程中有錯，其他部門也會受到影響，最終關乎的便是績效。
常見的辦公作業軟體的確能夠完成基本的表單，或許企業目前還未引進相關的ERP或CRM管理系統，仍靠著人力登打作業，尚能應付當前需求。可未來公司終究會成長，當員工變多、訂單變大，若依舊靠人力一一輸入資料，或檔案名稱在「.最新版1」、「.最新版2-final」間不停修改，除了浪費人力與時間，更容易成為出錯的開始。
簡化繁瑣的文書流程，其目的不是為了讓員工更輕鬆，而是為了把時間花在真正重要的地方。別忘了，時間也是一種資源。把時間用來思考市場走向、出外跑更多單、想辦法提高生產……絕對比在位置上日復一日從事機械般的作業來得更有價值。
以一位成功的企業經營者、投資者的角度來說，我們眼光要放遠。所謂投資，最基本的做法，就是事先投入一筆成本，並預期未來會收穫更多的報酬；而導入實用的企業資源規劃系統管理工具、改善作業流程、帶來更佳的績效，就是企業最簡單的好投資！如何管理企業，企業便會如何邁向成功，培養身為管理者的前瞻性思維，確保資源都花在刀口上、讓對的人做對的事，建立SOP流程、問題解決一步到位，便能帶領企業走的更加長遠。