進銷存系統的4大核心功能

對於成長型與中小型企業而言，進銷存管理是營運的基礎。透過進銷存系統，企業能有效串接採購、銷售與庫存資訊，避免人工作業造成的延誤與錯誤。其核心功能包含以下4點。

1. 採購管理：即時掌握採購需求、供應商資料與進貨狀況，減少缺料或過量採購風險。
2. 訂單管理：整合銷售訂單與出貨流程，協助企業快速回應客戶需求，提升服務效率。
3. 庫存管理：隨時查詢庫存數量、批號與有效期限，確保存貨透明，降低庫存積壓。
4. 銷售管理（含POS系統）：支援零售端 POS 整合，讓前端銷售數據與後端庫存自動同步，提升營運效率。

以上功能可以讓企業即時掌握存貨狀態與資金流向，同時優化供應鏈流程，提升整體營運效率，也正是許多中小企業紛紛選擇導入進銷存系統的原因。

如何挑選適合的進銷存系統？

進銷存系統的選擇會直接影響營運效率與管理透明度。那麼，該如何挑選最適合企業的進銷存系統呢？建議可從以下3個面向來評估：
 

進銷存系統挑選指南1：是否涵蓋完整功能模組

理想的進銷存系統應涵蓋採購管理、訂單管理、庫存管理、收付管理、POS銷售端整合等功能，並能與財務會計、人力資源、製造等相關模組進行串接，形成一套完整的管理平台。

 

進銷存系統挑選指南2：是否具備彈性客製化能力

不同行業的管理需求差異明顯，例如零售業需要POS與庫存即時整合，製造業則需要託工與BOM管理。選擇具客製化彈性的系統，才能隨企業發展靈活調整。

 

進銷存系統挑選指南3：是否為雲端架構

選用雲端進銷存系統能有效減少硬體建置與後續許多維護費用，且系統能自動更新，功能更新無須額外安裝軟體，讓管理者隨時隨地掌握庫存與銷售狀況，符合現代數位化營運需求。

導入進銷存系統必須完成的3件事

在企業實際導入進銷存系統時，常會遇到流程調整與部門溝通等種種問題。對此，震旦雲訪問到具有20年年資的導入顧問，彙整出導入系統應留意的3大重點與大家分享。
 

導入進銷存系統須完成事項1：建立跨部門共識會議

導入前要釐清資訊流與 SOP，例如：「採購單由誰建立？倉儲怎麼入庫？」

導入進銷存系統的目的是讓企業管理更精實，流程重整後，人員與職務都會相應調整。為避免重複作業，系統導入前的跨部門會議非常關鍵，旨在釐清資訊流、工作流及SOP建置方式，確保內部共識一致，為後續系統上線打下穩固基礎。

 

導入進銷存系統須完成事項２：角色與責任分工

在進銷存系統導入時，系統商應該需要有不同角色彼此協作，確保顧客在不同階段都能獲得最適切的協助。

• 售前輔導顧問：從前期洽談輔導、專案規格確認、流程制度到參與顧客教育訓練。
• 後續上線操作顧問：在整個流程中約佔比80%，需全盤了解進銷存系統架構，並為顧客審視流程順暢度、提供完善的教育訓練。
• 客服專員：待系統上線後，協助顧客在操作上的疑難雜症。

除了系統商的多元顧問角色，顧客方的專案經理人也對導入過程有重大影響，建議需要有一位有管理決策能力的同仁擔任，另外，各單位具有決策權的主管也都要參與，較容易建立共識，由上而下地帶領員工學習新系統思維。

 

導入進銷存系統須完成事項３：模擬測試與數據驗證

對於細節繁複、架構龐大的進銷存系統來說，很難實際把每個環境都檢視過再購買，加上各家系統商都有擅長的模組，口頭闡述與實際操作可能會有所差異。

因此許多顧客會請廠商提供試用版，想要自行測試，然而進銷存系統架構複雜，各產業有其特殊需求，都需要至後台設定，且需要一定的學習時間，若盲目試用，無法測試出產品的精隨與特色。顧客若想確認該系統是否能實際解決管理困境，可提供一、兩項範例商品，請系統商登打資料到系統，測試是否真的能跑出數據。
 
除此之外，模擬測試也是導入進銷存系統前很重要的環節，先利用模擬測試產生的資料，與原有系統作差異分析核對，回顧上下流關係是否要調整，如此一來可在在取代既有流程前，再次審視確認，導入系統能跑出正確的財務報表，避免系統導入後出現數據錯誤。
 

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