企業追求高效率管理，人資管理數位化已是不可逆的趨勢。相較於傳統紙本紀錄或使用Excel管理出勤、薪資，導入雲端HR系統不僅能自動化作業流程，更能確保資料安全與法規合規。市面上HR系統眾多，企業該如何選出最適合自己的方案？

HR系統導入前：評估廠商實力與系統適配度

 

1. HR系統廠商經營穩定性與信譽

雖然雲端HR系統普遍採訂閱制服務，若系統廠商經營不穩定，將可能導致系統停用或維運中斷，造成企業營運風險。建議選擇具多年經驗、長期穩定營運的供應商，並確認其是否提供持續版本更新與技術維護。
 

• 廠商是否穩定營運？
• 是否能長期支援系統更新與技術維護？

 

2. HR系統廠商是否具備產業導入經驗

不同產業對HR系統需求有所差異，例如製造業需支援跨夜班、排班、零售業需多門市管理功能。因此，選擇具備同業導入經驗的HR系統廠商，能有效降低系統與實務之間的不相容情況。
 

• 廠商是否有同產業導入經驗？
• 是否能解決產業特有的管理痛點？

延伸閱讀：瓦城泰統集團｜解決HR系統挑戰，邁向數位化管理

 

3. HR系統的彈性與可擴充性

許多小型HR系統廠商，僅以勞基法作為主要系統架構，雖然價格較低，卻無法符合企業需求，功能將相對受限。優質的HR系統應具備高度彈性，可依企業需求調整模組，並支援API整合，協助企業打造專屬的人資管理流程，如門禁卡機、指紋機、人臉辨識機等，才能有效提升人事管理效率！
 

• 是否可依企業需求客製化？
• 軟硬體間是否能夠無縫整合？

 

4. HR系統資訊安全與資安認證

HR系統會保存大量員工個人資料、薪資獎金等資料，因此資訊的安全性不容忽視。建議選擇具備ISO27001資訊安全認證或其它國際資安標準的廠商，確保人資資料安全無虞。
 

• 是否具備ISO27001或等級資安防護？

延伸閱讀：震旦雲通過ISO27001資安認證！為何資安防護如此重要？

 

HR系統導入中：確保順利落地與使用體驗

 

5. 專屬HR系統導入顧問與教育訓練

HR系統導入難易度依客製化程度及企業人數多寡而有所不同，因此供應商是否提供專屬顧問服務及使用教學是至關重要的，若能依據使用者的管理痛點，提出相對應的措施與建議，協助企業順利導入與使用，系統運行的成功率便會大幅提升。
 

• 是否有導入顧問手把手教學？
• 是否提供系統教育訓練與操作說明？

延伸閱讀：專屬導入顧問手把手教學｜一日導入顧問工作解密

 

6. 標準導入HR系統之流程與SOP

優質的HR系統廠商應提供完整導入SOP和時程規劃，包含規劃資料匯入架構、評估、導入安裝及設定等標準流程。透過清楚的導入計劃，企業可明確掌握時程並確保上線順利。
 

• 是否有明確的導入時程與SOP？

HR系統導入後：確保長期穩定與持續優化

 
7. 法規更新與HR系統自動升級

HR系統若能自動依據法令修正（如新制工時、薪資、排班、勞健保費率調整等）即時更新，能大幅減少人資負擔，確保制度合規。
 

• 是否能自動更新法規？
• 更新是否需額外購買新版本？

 

8. HR系統客服與技術支援品質

導入初期最怕「無人支援」。選擇擁有專屬客服窗口與技術團隊的HR系統，能確保問題即時排除，避免人資遇到困難卻無人解決。
 

• 是否提供客服專線與即時協助？

 

9. 是否提供HR系統線上學習資源

企業必然會遇到人員異動，因此選擇附贈學習資源的HR系統能有效減少人員交接的陣痛期，如線上課程、操作手冊等，供同仁隨時學習HR系統操作等相關訓練，當有新同事加入時，也可以透過學習平台，快速熟悉系統操作。
 

• 是否有完整的學習平台支援？
• 是否可隨時查閱教學資源？

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