第 524 期文章

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你今天SOP了嗎?

柯P自稱是一個SOP狂,凡事都用模組化、數據化、標準化去檢驗,一定漏洞百出;柯P也是一個工作狂,凡事都以身作則帶頭做,逼出很多官場陋習;嚴格講起來,柯P是把台大醫院和台北市政府當作企業來經營,法寶是SOP(Standard Operation Procedure)。

制度vs.系統

一個國家能長治久安,靠的是典章制度;一家企業要永續經營,靠的是制度和系統。企業在創建之初,一定要先建立好一套制度和系統,以後的營運才可以照著走;而經過千錘百鍊的最佳實務就是好制度和系統,所有作業都能規範化、常態化、延續化,讓工作事半功倍。

無印良品的員工不加班,卻能完成更多的事;不用時時口頭回報,卻能準時做好交辦事項;提案書只需一張A4紙,就能快速做好決策;開發商品不用想破頭,卻能不斷打造「一品入魂」的好商品。會長松井忠三公開無印良品的成功祕訣,90%靠制度;只靠一本手冊,人人都能是幹勁充沛、效率十足、創意不斷的將才。任職台塑公司的每個人都能琅琅上口 :「管理靠制度,制度靠表單,表單靠電腦」;王瑞瑜花四年時間把台塑集團各公司的ERP整合完成,吸引鴻海、統一…等企業紛紛上門取經,後來乾脆於2000年成立台塑網科技公司,把台塑的管理精隨和經驗變成一種服務——客製化的ERP及自動控制系統。

麥當勞的員工在尖峰時刻會相互支援,形塑成團隊比個人重要的企業文化,品質、服務、清潔、價值是他們的經營理念;把各種業務手冊、交接事項和會議記錄都融入團隊的智慧寶庫內,擅長簡化作業流程並將之合理化、系統化、標準化、資訊化,形成有一套很強的SOP(系統=流程+表單);鴻海也憑著四管系統——管理(Management)、品管(Quality)、生管(Production)、經管(Operation)締造了四兆元的商業帝國。

政策vs.流程

政策(Policy)指政府、機構、企業、組織或個人為實現目標而訂立的計劃,通常會為謀求某些利益或避免預見的負面情況發生而制定。政策之推動首重規劃,一旦發現疑惑需即時消除並做局部修正,俾能更加契合實務;執行時還要注意既得利益者的反彈和不想改變者的抗拒。流程(Process)是指利用專業化的設備、生產線及不受干擾之原料的一種生產流程,任何一個需要重覆製造的行業都可以有效地利用;如果能多把權力放給政策和流程而不是給人,讓制度來管人,用流程來提升組織效能,老闆就不必再事必躬親了。

日本的TOYOTA於2007年宣布汽車產量超過美國的GM成為世界NO.1;其成功的關鍵因素之一在將精實政策(Lean Policy)列為競爭優勢的KPI,不遠離供應商俾能採取Just in time和彈性製造的配套措施,同時找到能解決問題且能教導他人的員工,灌輸流程改善的企業文化,顯示出領導者對精實政策的充分支持;約有70%的美國製造業馬上跟進,其中2%完全達到預定目標,25%有顯著效果。

企管專家司徒達賢說:「政策包含了程式化的行動、資訊、指令以及支持這些行動的動能,可以隨時反映組織生命力與健康狀況;如果無法管好,企業就不可能成長。」 流程是組織中從事營運或管理活動的方法與次序;營運流程與生產、銷售、研發等創價活動有直接關係如:製造產品、為客戶進行徵信、議價採購、申請專利、接待客戶等;管理流程銜接與目標和績效有關的作法如:策略規劃、績效檢討、品質管控、內部稽核、資訊流通、決策整合等;兩者可能互為表裡,確保方向正確,執行良好。資訊系統是建立流程的輔助工具,但電腦化不等於流程管理;有些企業缺乏明確的流程,即使有也不完整或已過時,甚至不遵行流程,被譏為「聾子的耳朵」。 流程再造大師韓默(Hammer)與錢辟(Champy)從市場競爭、顧客需求、權責分工等關鍵點進行再造,使作業流程發生戲劇化的變革,算是對流程盡到善良管理人的責任了。

SOP vs.ISO

標準作業程序(Standard Operation Procedure,簡稱SOP)就是將某一事件的標準操作步驟以統一的格式描述,用來指導和規範日常工作;SOP的精髓就是將細節進行量化,讓第一線人員有一定的依循與準則以達業務目的。SOP可確保業務執行品質的一致性、儲存與累積企業關鍵技術;也可作為新進員工的訓練教材、作業改善的依據、現場管理的工具、安全作業的確保、成本的控管…等。國際標準化組織(International Organization for Standardization,簡稱ISO)專門為世界各國工商界的各項標準做認證,各企業的核心作業流程應設法取得國際標準組織的認證,如ISO 9001(品管)、ISO 14001(環保)、ISO 22000(食品安全)、ISO 31000(風險管理)…等,達到「想的、說的、寫的、做的」都是同一套,且年年更新。

台灣水利署署長陳伸賢主張對較易出錯的業務,須由團體開會訂出一套SOP,一切依法辦理,照著程序走,讓任何長官都無法插手干預,用制度來讓人為運作的空間減少。台灣的鼎泰豐從原料的挑選、內餡的份量、烹煮的時間、小籠包的摺數…等都在無菌室中央廚房用電腦控制,用一套嚴格標準化的SOP戰勝天津的狗不理;加拿大的太陽劇團的演員要花45~120分鐘的時間,用22種刷子,分43個步驟,化出全世界最複雜的粧,少一個步驟都不行,絕不妥協!一個注重SOP的企業通常都有標準化的作業環境和一致的溝通語言,可發揮整合力和執行力。

標準是為了在一定的範圍內獲得最佳秩序,經協商制定並由公認機構批准,共同和重覆使用的一種規範性文件。中國國家標準化管理委員會曾製訂了一個饅頭標準法(國家標準證號:GBT/T21118-2007),規定小麥粉饅頭必須「形態完整美觀,圓形或橢圓形,沒有皺褶與斑點,要發出小麥香氣,1公克麵粉發酵後體積最少要超過1.7立方公分,含水量要低於45%」,符合這個標準的才能稱為「國標饅頭」;義大利的「卡布其諾」也由政府單位制定標準做法和標章來宣示正統地位;國際標準化組織希望世界各國的各項工作都能唯「標準」是瞻。

職務說明書,貫徹到底

職務說明書(Job Description)也稱崗位說明書或工作說明書,根據某項職務的工作性質和環境特點必須具備的生理和心理需求,進行詳細的說明所形成的書面文件,有助於了解職位的名稱、內容、價值、工作關係、學經歷、權責範圍、職涯路徑…等;有些企業還有紅綠燈的設置作為輪調的信號,可發揮「人盡其才,適才適所」的功能;如果連董事長和總經理等高階主管都有職務說明書的話,那就萬無一失了。

一家百年企業的「制度和系統」都是經過時間和環境的考驗,才發展出「政策和流程」,再經過人事之設計,形成人手一份的「職務說明書」;企業中的每個人再根據自己的「職務說明書」鉅細靡遺地寫成一套「標準作業程序」,若能經過「國際標準化組織」的認證,更具說服力。

企業老闆和各級主管必須以身作則將這一整套貫徹到底,以「白紙黑字」代替「說了算」,如此一來,才能以「法治」代替「人治」;希望企業界的每個人都能學柯P的精神:「我是個SOP狂!不要挑戰我的意志力!」。

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