公司每月印量怎麼算？影印機印量與多功能事務機選擇指南
公司每月印量怎麼算？最簡單的方式，就是先算每天平均列印、影印多少張文件，再乘以每月工作天數，就能初步估算公司的每月印量。
為什麼要先知道印量？因為不同公司的文件使用量、使用人數及工作方式都不一樣。先了解「一個月大約印多少」，可以幫助企業更清楚掌握實際需求，作為後續選擇多功能事務機或評估租賃方案的參考。
本文一次整理：
公司每月印量怎麼算？
每日平均印量 × 每月工作天數 ≈ 每月印量例如：
每天平均列印、影印約 250張，一個月工作約 22天：
250 × 22＝每月約5,500張
如果每天的文件量差異較大，可以連續觀察一段時間，再計算平均值，會比單看某一天更接近實際使用情況。
多部門共用，可以分開計算再加總
如果行政、財務、業務等不同部門共用同一台多功能事務機，也可以先估算各部門的印量，再加總為公司每月印量。
| 部門 | 每月預估印量 |
|---|---|
| 行政／人資 | 約1,500張 |
| 財務 | 約1,200張 |
| 業務 | 約2,000張 |
| 其他部門 | 約800張 |
| 合計 | 約5,500張 |
**以上為範例
如果公司已經有使用影印機或多功能事務機，也可以直接參考既有設備的使用紀錄。
除了平常的平均印量，也可以留意月底、季底或特定專案期間是否經常需要大量列印，讓估算結果更符合實際辦公情況。
為什麼選事務機要先看印量？
每月印量可以幫助企業了解設備的使用頻率，但同樣的印量，不一定代表適合相同的設備。
例如：
A公司每月約5,000張，由少數同仁使用，而且平均分散在整個月列印。
B公司同樣每月約5,000張，但由多個部門共用，月底還經常需要集中輸出大量文件。
雖然兩間公司的每月印量相近，但實際使用方式不同，對設備的需求也可能不同。
- 使用人數： 少數同仁使用，還是多人共用？
- 使用頻率： 平均使用，還是經常集中大量輸出？
- 文件類型： 黑白文件較多，還是彩色文件較多？
- 文件尺寸： 主要使用A4，還是經常需要A3？
- 其他功能： 是否經常需要影印、掃描或文件數位化？
有影印機租賃需求，也要先了解印量
如果公司正在評估影印機租賃，也可以先盤點每月大約需要處理多少文件。
實際使用量、使用人數及文件需求，都可以作為後續評估設備與租賃方案的參考。
尤其辦公室如果有月底、季底或專案期間大量輸出的情況，也建議一起提出，讓設備需求評估更貼近實際使用情境。
→延伸閱讀｜影印機租賃要注意什麼？租影印機前常見問題一次看
想更精準掌握印量？導入MagicShow
如果公司設備較多、多人共用，單靠人工估算不容易掌握實際印量，也可以進一步導入MagicShow印量管理系統管理。MagicShow可查詢各台事務機的使用狀況及使用者影列印紀錄，也能設定個人或部門的影列印數量，協助企業掌握實際的文件輸出情況。
企業可以透過系統進一步了解：
- 各台事務機的使用狀況
- 使用者的影列印紀錄
- 個人或部門的印量
- 特定專案產生的影列印費用
- 不同需求的印量報表
相較於只知道「公司一個月大約印多少張」，透過實際使用紀錄，更能掌握設備平常如何被使用，作為後續印量管理及設備配置的參考。
了解MagicShow印量管理系統
算完印量後，事務機怎麼選？
知道公司每月大約印多少張之後，下一步可以再搭配實際辦公需求一起評估。| 評估項目 | 建議確認 |
|---|---|
| 每月印量 | 一個月大約處理多少文件？ |
| 使用人數 | 少數同仁還是多人共用？ |
| 彩色／黑白 | 日常主要處理哪一類文件？ |
| A3／A4 | 最常使用哪一種紙張尺寸？ |
| 掃描需求 | 是否經常需要將紙本文件數位化？ |
不用單純以「印量高低」決定設備，而是將印量與實際辦公情境一起評估。
例如同樣每月5,000張，一家公司主要處理黑白A4行政文件，另一家公司則經常需要彩色提案、A3資料及文件掃描，所需要的設備條件就可能不同。
如果還不確定公司適合哪一種設備，可以繼續參考：
→延伸閱讀｜辦公室印表機推薦怎麼選？4大挑選重點與多功能事務機選購指南
→延伸閱讀｜彩色、黑白多功能事務機怎麼選？用途、印量與適用情境比較
→延伸閱讀｜A3多功能事務機怎麼選？A3、A4尺寸、印量與適用情境一次看
影印機印量常見問題FAQ
Q1公司每月印量怎麼算？
可以先統計每天平均列印、影印的文件張數，再乘以每月工作天數，初步估算每月印量。如果有多個部門共用設備，也可以分別估算各部門的使用量後再加總。
Q2每月印量越高，就一定要選速度越快的事務機嗎？
不一定。除了每月印量，也需要考量使用人數、是否集中大量輸出、彩色或黑白、A3或A4，以及掃描等實際使用需求，再綜合評估適合的設備。
Q3公司怎麼更精準掌握事務機印量？
除了人工估算，也可以透過印量管理系統掌握實際使用情況。MagicShow可查詢設備使用狀況與使用者影列印紀錄，也能進行個人或部門印量控管，協助企業掌握實際的文件輸出情況。
掌握每月印量，是企業評估辦公室影印機與多功能事務機需求的重要第一步。
可以先從每天平均印量與每月工作天數簡單估算；如果希望更精準掌握實際使用情況，也可以透過MagicShow進行印量管理。
