辦公室影印機怎麼選？4大挑選重點與多功能事務機推薦

辦公室影印機要先確認哪些使用需求？

選擇辦公室影印機前，第一步是確認企業日常的文件輸出需求，其中可以先從彩色或黑白，以及A3或A4紙張尺寸開始評估。
 

彩色還是黑白怎麼選？

若公司日常主要處理合約、表單、行政文件等文字資料，可依黑白輸出需求評估；若經常製作簡報、企劃書、圖表或行銷資料，則可將彩色多功能事務機納入考量。

延伸閱讀：彩色、黑白多功能事務機怎麼選？用途、印量與適用情境比較
 

A3還是A4怎麼選？

一般行政文件多以A4為主；若企業經常需要輸出A3圖表、設計稿、大型表格或其他大尺寸文件，則可評估支援A3的多功能事務機。

延伸閱讀：A3多功能事務機怎麼選？A3、A4尺寸、印量與適用情境一次看

每月印量如何影響影印機選擇？

每月印量是評估辦公室影印機的重要依據之一。
企業可先了解每月大約使用多少紙張，並搭配使用人數、列印頻率、彩色與黑白文件比例等資訊，掌握實際文件處理需求。
如果目前沒有完整的印量紀錄，也可先從公司每月大約使用幾包A4紙進行初步估算，再進一步評估適合的設備。
除了總印量之外，也可以一起確認：

• 每天使用設備的人數
• 彩色與黑白文件比例
  
• 是否經常大量連續列印
• 是否有大量掃描需求

多功能事務機要評估哪些功能？

現在的辦公室設備不只有影印與列印功能。企業選擇多功能事務機時，可依文件處理流程評估所需功能。
除了基本的列印、影印及掃描之外，若企業有文件數位化或智慧辦公需求，也可進一步評估：
 

文件掃描與OCR文字辨識

將紙本文件轉換為數位資料，提升後續文件整理與應用便利性。
 

行動裝置與雲端應用

依辦公需求確認設備是否支援行動裝置及所需的雲端文件應用。
 

文件輸出與資安管理

若企業經常處理內部文件或機密資料，也可將使用者管理、文件輸出及相關資安功能納入評估。

以目前震旦主推的 SHARP多功能事務機 CR5系列為例，可依不同辦公情境評估適合的設備與功能配置。

※實際支援功能與配置依機型、選購配備及設備設定為準。

選擇影印機品牌還要注意什麼？

選擇辦公室影印機時，除了比較設備規格與功能，後續服務管道也是企業可納入評估的項目。
企業可確認設備使用過程中有哪些客服管道，以及有操作或設備需求時可以透過哪些方式提出。
震旦提供多元顧客服務管道，可透過客服專線、行動客服APP或官網線上服務提出需求。