事務機是什麼？影印、列印、掃描與傳真功能一次看懂

「事務機是什麼？」、「事務機和一般印表機有什麼不同？」以及「哪種事務機規格適合公司使用？」

你是否也曾有過上述的疑問？

事務機，又稱多功能事務機（Multifunction Printer，簡稱 MFP），是整合影印、列印、掃描及部分機型支援傳真功能的辦公設備。 

相較於單功能印表機，多功能事務機可以集中處理不同類型的文件作業，減少企業分散管理設備的負擔。

現今商用事務機更可依機型搭配自動雙面送稿、文件辨識、網路列印與文件資安等功能，協助企業提升辦公效率。

以下從基本功能、事務機規格到實際辦公情境，協助企業了解如何選擇適合的多功能事務機。

事務機是什麼？和一般印表機有什麼差別？

事務機是辦公室常見的文件處理設備，主要整合列印、影印與掃描等功能，部分機型也支援傳真與數位文件管理。

一般單功能印表機主要負責文件列印，而多功能事務機則可將多種文件處理工作集中於同一台設備，適合需要多人共用及多元辦公功能的企業。

值得注意的是，辦公設備市場常將「事務機」、「影印機」及「多功能複合機」用於描述相近的商用設備，因此實際選購時，應以產品功能及規格為主要判斷依據。

如果企業只需要少量文件列印，可以評估單功能印表機；若同時需要影印、掃描、傳真及多人共用，則可進一步考慮多功能事務機。

(延伸閱讀：影印機 VS 印表機｜3大重點找到合適事務機，提升辦公效率)

多功能事務機有哪些功能？4大基本功能一次看懂

多功能事務機的核心價值，是將辦公室經常使用的文件處理功能整合於同一台設備。

1. 影印功能：快速複製紙本文件

影印功能可以將合約、報表、會議資料及行政表單快速複製成紙本。
部分商用事務機還支援縮放、雙面影印、多頁合併及自動送稿等功能，適合經常處理大量文件的企業。

2. 列印功能：滿足黑白、彩色與不同紙張尺寸需求

多功能事務機可透過電腦或企業網路進行文件列印，依機型提供黑白、彩色、A3/A4及自動雙面列印等功能。
如果辦公室有多人共用需求，也可評估網路列印、行動列印與使用權限管理，讓不同部門更方便地使用設備。

3. 掃描功能：協助企業推動文件數位化

掃描功能可將紙本文件轉換成PDF或圖片檔案，便於後續儲存、傳送與管理。
部分多功能事務機支援掃描至電子郵件、網路資料夾或文件管理系統，若搭配OCR（光學字元辨識）功能，還能將掃描影像中的文字轉換為可辨識的資料。

4. 傳真功能：整合特定文件傳送需求

部分企業仍需要透過傳真進行文件收發。
具備傳真功能的多功能事務機，可將影印、列印、掃描與傳真整合在同一台設備，減少另外配置傳真機的需求。

但並非所有事務機都內建傳真功能，部分機型須搭配選購配備，企業應在選購前確認。

事務機規格怎麼看？企業選購掌握5個關鍵

了解基本功能後，選擇適合的事務機規格同樣重要。以下整理企業常見的5項評估重點。

1. 列印速度
2. 每月印量
3. A3或A4
4. 彩色或黑白
5. 自動送稿或文件管理
    

列印速度與每月印量有什麼不同？

列印速度通常以PPM（Pages Per Minute）表示，例如26 PPM代表設備在特定測試條件下，每分鐘可輸出約26頁。

每月印量則是企業一個月實際輸出的文件數量。

列印速度影響等待時間，每月印量則是評估設備工作負荷的重要依據。

如果多人經常同時使用事務機，即使每月總印量不高，也可能需要較快的列印速度；反之，若文件輸出時間相對分散，則可依實際使用頻率評估機型。

A3與A4事務機怎麼選？

A4事務機適合一般行政文件、合約、報表與辦公資料；A3事務機則可支援較大型的圖表、設計稿、工程文件及企劃資料。

如果企業有固定A3文件需求，建議優先評估支援A3的多功能事務機；若日常以A4文件為主，則可依印量、功能及使用人數選擇適合的設備。

(延伸閱讀：A3多功能事務機怎麼選？A3、A4尺寸、印量與適用情境一次看)

哪些進階功能值得評估？

除了基本功能，企業也可以依照文件處理流程，考慮以下配置：

• 自動送稿器（ADF）： 適合連續掃描或影印多頁原稿
• 雙面自動送稿： 可處理雙面原稿，減少人工翻面
• 自動雙面列印： 適合經常輸出雙面文件的辦公室
• OCR文字辨識： 協助紙本文件數位化與後續搜尋
• 文件權限管理： 適合多人共用且重視資料安全的企業

不同設備的標準配置與選購功能可能不同，建議先確認必要需求，再評估適合的事務機規格。

事務機推薦怎麼選？依辦公情境找到適合機型

企業選擇事務機，建議依照文件類型、使用人數、輸出頻率與管理需求，找到符合實際工作情境的設備。

1. 小型辦公室：重視基本功能與操作便利

小型辦公室通常以日常行政文件、合約、報價單及簡報資料為主。
若同時有彩色輸出及掃描需求，可評估具備完整基本功能、操作直覺且符合月印量需求的多功能事務機。

2. 一般企業部門：重視多人共用與工作效率

對於經常有多人共用設備的辦公環境，除了影印、列印與掃描，也應評估列印速度、紙匣容量及網路連線能力。
若行政、業務或財務部門需要頻繁處理文件，自動送稿與雙面列印等功能，可以協助簡化日常工作流程。

3. 大量文件處理：重視高速輸出與穩定性

如果企業經常處理大量文件，或需在短時間內輸出報表、簡報與會議資料，可優先評估中高速多功能事務機。
除了列印速度，也應確認原廠建議月印量、紙張容量與後續維修服務，避免設備規格不足影響辦公效率。

4. 設計與企劃部門：重視彩色輸出與A3需求

設計、行銷及企劃部門可能經常輸出彩色簡報、提案文件、圖表及大型資料。
選擇事務機時，可優先評估彩色列印品質、A3支援能力及文件處理效率，讓設備更符合日常工作需求。

SHARP多功能事務機推薦：4款規格與適用情境比較

震旦辦公設備提供多款SHARP商用多功能事務機，企業可依彩色黑白、列印速度與文件處理需求進行評估。

BP-50C26：適合一般彩色辦公需求
BP-50C26為26頁／分的彩色多功能事務機，搭配10.1吋中文觸控面板及漫遊列印等功能。
適合希望整合日常影印、列印與掃描，且有彩色文件輸出需求的企業。

BP-50C31：兼顧彩色輸出與多人共用
BP-50C31提供31頁／分的彩色影印與列印速度，搭配觸控操作與漫遊列印等功能。
適合日常文件類型多元、多人使用，並希望兼顧彩色輸出與辦公效率的企業部門。

BP-70C45：適合較高頻率的文件輸出
BP-70C45具備45頁／分的彩色影印與列印速度，可作為較高頻率文件輸出需求的評估選項。
若企業經常需要在短時間內處理大量彩色簡報、圖表及會議資料，可進一步比較其設備負荷、紙張容量與所需配備。

BP-50M31：以黑白文件為主的商用選擇
若公司主要處理合約、行政報表、內部文件與一般文字資料，可優先評估黑白多功能事務機。

BP-50M31提供31頁／分的黑白影印與列印速度，適合以黑白輸出為主，並需要商用文件處理功能的企業。
選擇事務機時，最重要的不是單一速度數字，而是設備能否符合企業的日常工作需求。

更多產品資訊：震旦辦公設備｜SHARP多功能事務機

事務機怎麼選？推薦震旦辦公設備

從基本的影印、列印、掃描與傳真，到文件數位化、列印權限及智慧辦公應用，多功能事務機已成為企業日常文件處理的重要設備。

震旦辦公設備提供多功能事務機、影印機租賃、設備選購與相關售後服務，可依企業印量與使用需求協助評估適合的設備與方案。震旦亦提供客服專線、行動客服APP與線上服務等管道，企業可進行設備諮詢、報修與耗材需求。