影印機和事務機有什麼不同？功能、用途與辦公室適用情境比較

「影印機」、「事務機」、「多功能事務機」，看起來是三種不同設備，實際上卻可能指向同一款產品。企業在搜尋辦公室影印機時，也經常發現相同設備在不同廠商的型錄中，使用了不同名稱。

影印機與事務機的差異，主要在於名稱與設備功能。

傳統影印機以複製紙本文件為主，而現代商用影印機普遍整合列印、掃描等功能，因此也被稱為多功能事務機（Multifunction Printer，MFP）。

對企業採購而言，影印機或事務機能處理哪些文件工作、是否符合辦公室的使用需求，是挑選的重要課題。

影印機、事務機、多功能事務機是同一種設備嗎？

影印機：從紙本複印發展為多功能辦公設備

影印機最早的主要用途，是將紙本原稿快速複製成多份文件。
隨著數位技術發展，現代商用影印機已不再侷限於影印功能。許多設備同時支援電腦列印、文件掃描、網路共享及數位文件管理，逐漸成為企業文件處理的整合平台。

事務機：辦公設備的通用名稱

「事務機」是台灣辦公設備市場常見的稱呼，經常用來指稱具有多種文件處理功能的設備。
不過，事務機並不是一項嚴格限定功能的產品技術分類，仍需要依實際機型確認設備能力。

多功能事務機：整合多項文件處理功能

多功能事務機（MFP）是功能定位更明確的名稱，通常整合影印、列印、掃描等能力，部分機型可支援傳真及進階文件管理。
震旦提供商用事務機推薦SHARP品牌，整合文件管理、資安管理等服務。
 

印表機VS.多功能事務機 功能比較

如果企業希望判斷不同辦公設備的功能差異，與其比較「影印機」和「事務機」，更實際的方式是區分單功能印表機與商用多功能事務機。

不同辦公情境，該選哪一種設備？

情境一：只有文件輸出，沒有影印與掃描需求
如果日常主要是列印訂單、發票相關文件或一般行政資料，且沒有掃描、影印需求，可以先評估單功能印表機。
採購重點在於列印成本、速度、連線方式及設備體積，不一定需要配置完整的多功能事務機。

情境二：經常處理紙本合約與行政文件
若辦公室需要複印合約、掃描簽核文件、整理客戶資料，或將紙本文件轉為電子檔案，多功能事務機通常更符合需求。
採購人員可以進一步確認是否具備自動送稿、雙面掃描及掃描至指定資料夾等功能，減少文件處理過程中的重複操作。

情境三：不同部門共用一台辦公室影印機
當業務、財務、行政或管理部門共同使用設備時，除了影印與列印功能，也需要考慮不同使用者的工作習慣。
例如：是否需要設定部門列印權限、控管彩色輸出，或讓使用者透過身分驗證領取文件。
此時，具有網路管理與文件權限功能的商用多功能事務機，更有利於企業集中管理設備。

情境四：企業希望減少紙本作業、推動數位化
如果企業正逐步將合約、申請表單及內部文件轉為電子流程，可以優先評估支援掃描歸檔、OCR文字辨識及文件管理系統整合的設備。
這時候，影印機的價值就不只是輸出紙本，更在於協助企業連接紙本文件與數位工作流程。

詢價辦公室影印機前，先確認3件事

即使兩台設備都被稱為「多功能事務機」，實際提供的功能與配備仍可能不同。

1. 基本功能是否完整？
首先確認設備是否支援企業需要的列印、影印、掃描或傳真功能。
尤其傳真、OCR、進階掃描及文件管理功能，可能需要選購模組或額外軟體。

2. 設備能否融入現有辦公環境？
應確認影印機是否能連接既有網路、支援使用中的電腦系統，以及能否滿足多人共享、資料傳送及文件權限管理需求。

3. 後續服務與設備管理由誰負責？
商用設備（事務機）需要長期運作，應事先確認設備安裝、使用教育、耗材補充及故障維修的服務方式。
如果選擇影印機租賃，也應進一步確認合約內的服務項目及設備管理責任。

從影印到文件管理：SHARP多功能事務機的辦公應用

現代商用影印機的角色，已從紙本複製逐漸延伸為企業文件處理的重要節點。
以震旦辦公設備提供的SHARP多功能事務機為例，部分機型可支援網路列印、文件掃描、漫遊列印及權限管理等功能。

例如，企業可依不同工作需求，進一步評估：

1. 部門共用設備：使用者管理
2. 機密文件輸出：身分驗證
3. 大量紙本文件處理：自動送稿
4. 文件數位化：OCR
5. 設備管理、網路連線等

採購人員可透過震旦SHARP多功能事務機產品總覽，進一步了解不同機型的功能與規格。

若希望深入了解影印機如何支援辦公流程，也可參考：採購不能不知道的影印機10個常用功能。