隨著企業文件逐漸數位化，資訊安全不只存在於電腦、伺服器及網路設備，辦公室每天使用的多功能事務機，也可能涉及列印、影印、掃描及傳真等文件資料，因此文件資安同樣需要重視。
多功能事務機如何做好資訊安全管理？
企業可以從「印前身分驗證、印中資訊追蹤、印後文件紀錄」3個階段進行管理，降低文件誤拿、未授權使用及重要資料外洩等風險。
SHARP多功能事務機可搭配身分驗證、機密列印、文件追蹤及影像日誌等功能，協助企業建立從列印前到列印後的文件資安管理機制。
本文一次整理：
多功能事務機為什麼需要重視資訊安全？
因此，企業除了電腦與網路資安，也可以將多功能事務機納入整體資訊安全管理。
多功能事務機除了列印文件，也可能處理掃描、影印、傳真及電子文件傳輸等工作。
若缺乏適當的權限與文件管理，例如列印後文件長時間留在出紙匣、未授權人員操作設備，或無法追蹤文件使用紀錄，都可能增加企業文件管理風險。
SHARP多功能事務機資訊安全設定3步驟
1. 印前管理｜身分驗證與機密列印
印前管理的重點是確認「誰可以使用設備、誰可以取得文件」。
SHARP多功能事務機可依企業導入方案，搭配帳號密碼、IC卡、QR Code及生物辨識等身分驗證方式，使用者完成驗證後再進行設備操作或取得列印文件，降低文件誤拿及未授權使用的風險。
2. 印中管理：文件資訊追蹤
印中管理著重於文件輸出過程的辨識與追蹤。
可依企業文件管理需求，在列印文件加入列印者姓名、員工編號、註腳或動態浮水印等資訊，並搭配防止二次影印等管理機制，提高重要文件的可辨識性與追蹤能力。
3. 印後管理：影像日誌與文件歷程
印後管理則著重於文件使用紀錄與後續查詢。
企業可依導入的文件管理方案，針對影印、傳真、列印及掃描等操作建立相關紀錄，透過影像日誌及文件歷程查詢，協助管理者掌握文件使用情況。
企業多功能事務機資安不只是設備功能，也需要搭配實際的使用權限與文件管理制度。
震旦提供SHARP多功能事務機及相關文件管理服務，可依企業的使用人數、文件類型、身分驗證及資安管理需求，協助評估適合的設備與應用方案。
若企業經常處理合約、財務資料、人事文件或其他重要資訊，可將身分驗證、機密列印、文件追蹤及使用紀錄等功能納入多功能事務機選購評估。
