企業選擇多功能事務機時，「每月印量」是最基本的判斷條件之一。
除此之外，使用部門、人數、黑白或彩色列印、掃描傳真需求，以及後續租賃與維修服務，都會影響適合的設備選擇。
就像買車一樣，不一定規格越高越適合，採購人員應先盤點各部門實際使用需求，再選擇符合辦公情境的設備。
SHARP多功能事務機怎麼選？震旦整理3個問題，協助企業從使用需求、功能與租賃方案快速評估適合的多功能事務機。
本文一次整理：
SHARP多功能事務機怎麼選？先掌握3個問題
問題1｜這台多功能事務機是哪個部門使用？
Q：這台多功能事務機是哪個部門使用？A：不同部門的文件處理需求不同，因此選擇多功能事務機前，應先確認實際使用情境。
例如行政部門可能重視大量文件輸出與掃描效率；財務、法務或人資部門則可能更重視文件權限與資訊安全。
建議採購前先盤點：
- 使用人數：預計多少人共同使用設備？
- 每月印量：平均每月列印多少張或使用幾包A4紙？
- 黑白／彩色需求：主要列印一般文件還是彩色簡報、圖表？
- 紙張尺寸：是否需要A3文件輸出？
- 掃描／傳真需求：是否經常進行文件數位化或傳真？
問題2｜多功能事務機要選便宜還是實用？
Q：多功能事務機要選便宜，還是實用？A：多功能事務機不建議只比較設備價格，應同時考量功能、使用效率、維修服務及長期使用需求。
例如一般行政部門可能重視列印速度、掃描與操作便利性；財務、法務或人資部門經常處理重要文件，則可以進一步評估身分驗證、機密列印及使用權限管理等資訊安全功能。
因此，企業選擇多功能事務機時，除了價格，也應比較設備功能、使用成本、售後維修及服務能力，才能找到真正符合企業需求的設備。
延伸閱讀：資安設定3步驟｜SHARP多功能事務機守護企業文件安全
問題3｜多功能事務機租賃方案及合約，該注意什麼？
Q：多功能事務機租賃方案及合約，該注意什麼？A：多功能事務機租賃費用會依機型、每月印量、使用需求及服務內容而有所不同，因此不建議只比較月租價格。
企業評估租賃方案時，可確認合約是否清楚載明：
- 租賃期間與月租費用
- 黑白／彩色基本印量
- 超額印量計費方式
- 耗材提供範圍
- 保養與維修服務
- 設備故障處理方式
延伸閱讀：多功能事務機租賃費用怎麼算？3大需求評估租賃方案
