採購人員大哉問！
在選擇影印機或規劃影印機租賃時，是否經常遇到「公司每月印量多少才需要租影印機？」、「每月印幾千張，應該選擇什麼規格的影印機？」等問題。
影印機印量是評估設備規格與租賃方案的重要依據
企業可透過每月黑白、彩色輸出張數，搭配使用人數、列印頻率與文件類型，判斷適合的設備速度、紙匣容量及功能配置。
如果印量過高卻選擇規格不足的機型，可能增加等待時間與設備負荷；反之，印量不高卻選擇過高規格，也可能造成不必要的設備成本。
以下從每月印量計算、使用需求到影印機規格選擇，協助企業找到適合的辦公設備。
影印機印量怎麼算？掌握每月實際使用張數
影印機印量通常是指一段期間內，設備實際列印及影印的輸出量。對企業而言，最常使用的評估單位是「每月印量」。
計算時，建議將黑白與彩色印量分開統計，才能進一步評估設備規格及影印機租賃方案。
方法一：透過影印機計數器查詢
如果企業目前已有影印機，可透過設備內建的計數器或管理報表，查看實際輸出紀錄。
每月印量＝月底累計輸出計數－月初累計輸出計數
例如：某台影印機月初累計輸出25,000面，月底為30,000面，代表當月輸出5,000面。
若設備支援黑白、彩色及紙張尺寸分類，建議進一步取得各類輸出數據。
要注意的是，影印機計數器通常依輸出面數統計，雙面列印一張紙可能計為兩面輸出；A3文件也可能依設備及合約採取不同計費方式，因此應確認實際計數規則。
方法二：依每日印量估算
若企業尚未配置影印機，或沒有歷史印量紀錄，可以透過每日平均輸出張數與每月工作天數估算。
每月預估印量＝每日平均輸出張數 × 每月工作天數
例如：某公司每天平均輸出200面黑白文件、50面彩色文件，每月工作22天：
| 文件類型 | 每日印量 | 每月預估印量 |
| 黑白文件 | 200面 | 4,400面 |
| 彩色文件 | 50面 | 1,100面 |
| 合計 | 250面 | 5,500面 |
因此，這家公司每月預估輸出量為5,500面，其中黑白占80%、彩色占20%。
如果公司有多個部門共用設備，建議將各部門的印量加總；若每月有月底結帳、專案提案或大量文件輸出需求，也應將尖峰印量納入評估。
每月印多少張適合什麼影印機？從印量選擇設備規格
不同的每月印量，對應不同的列印速度、設備效能與使用情境。
企業在評估影印機租賃時，可以先參考以下印量區間，再依實際工作需求調整機型。
| 每月印量 | 使用情境 | 建議設備 |
| 3,000面以下 | 小型辦公室 少量文件輸出 | 商用印表機 |
| 3,000面-10,000面 | 部門共用 | 中階多功能事務機 |
| 10,000面-30,000面 | 多人共用、文件輸出頻繁 | 中高速多功能事務機 |
| 30,000面以上 | 大型企業、大量文件處理 | 高速設備 多台分流 |
以上為初步規劃參考區間，並非所有機型的額定月印量或固定租賃門檻。
每月印量3,000面以下：以日常文件需求為主
如果企業主要處理一般合約、行政表單、報價單與少量文件輸出，可以優先評估功能相對單純的商用印表機或多功能事務機。
選擇時應確認是否需要掃描、影印、雙面列印等功能，不一定需要直接配置大型高速影印機。
每月印量3,000至10,000面：適合多人共用的辦公設備
對於一般企業或部門共用的辦公環境，除了每月印量，也需要考量使用人數及設備同時使用的頻率。
若多人經常需要列印、掃描或影印，建議評估具備穩定輸出速度、自動送稿與適當紙匣容量的多功能事務機，以減少等待及人工操作時間。
每月印量10,000至30,000面：重視列印速度與連續輸出
當企業每月需要處理大量文件，除了設備能否負荷印量，也應評估連續列印能力、紙張補充頻率及日常維修保養需求。
此時可優先評估中高速多功能事務機，依實際使用量及部門配置，選擇適合的設備規格。
每月印量30,000面以上：評估高速設備與集中管理
大型企業、行政中心或大量文件處理單位，可能有更高的輸出需求。
除了高速影印機，也可以評估多台設備分流、集中列印及印量管理方式，避免所有文件集中由單一設備處理，影響整體工作效率。
影印機規格怎麼看？不只比較每月印量
每月印量只是選擇影印機的第一步，真正影響日常辦公效率的，還包括列印速度、設備負荷、紙張尺寸及功能配置。
1. 列印速度（PPM）：影響多人共用的等待時間
影印機規格中的PPM（Pages Per Minute），是指設備在特定測試條件下每分鐘可輸出的頁數。
45 PPM表示設備在指定條件下每分鐘可輸出約45頁，但實際速度仍會受到紙張尺寸、彩色模式、雙面列印及文件複雜度影響。
每月印量不等於列印速度。 即使兩家公司每月都輸出5,000面文件，如果一家公司每天平均分散列印，另一家公司集中在短時間大量輸出，對設備速度的需求仍可能不同。
2. 建議月印量與最高月負荷：確認設備能否長期承受
影印機常見規格包含建議月印量及最高月負荷量。
- 建議月印量： 原廠建議設備長期維持的使用範圍
- 最高月負荷量： 設備在特定條件下可達到的每月輸出上限，並不代表適合長期持續運作
3. 黑白與彩色印量：依文件用途選擇設備
如果企業主要列印合約、表單、文字報告與內部行政文件，可以優先評估黑白多功能事務機。
如果日常工作經常需要輸出彩色簡報、圖表、企劃提案及行銷資料，則可依彩色印量比例選擇適合的彩色影印機。
4. A3與A4印量：確認文件尺寸需求
A4是企業常見的辦公文件尺寸，而A3通常應用於大型表格、工程圖、設計稿及需要較大版面的資料。
如果企業主要輸出A4文件，可依印量與功能評估A4多功能事務機；若經常需要輸出A3文件，則應選擇支援A3尺寸的設備。
影印機印量會影響租賃方案嗎？
影印機租賃通常需要依據企業的每月印量、使用頻率與設備規格規劃方案。
當每月印量不同，可能影響設備等級、基本印量及超印計費條件，因此在詢價前，建議先整理：
- 每月平均黑白與彩色印量
- 是否有大量A3文件輸出需求
- 實際使用人數與部門數量
- 是否有尖峰時段或大量連續列印需求
- 是否需要掃描、裝訂分頁或文件管理功能
FAQ｜影印機印量與規格常見問題
Q1公司每月印量怎麼計算？
Q2每月印量多少適合租影印機？
Q3每月印量越高，就一定要選高速影印機嗎？
從影印機印量到設備規格：推薦震旦辦公設備
企業選擇影印機時，不是印量越高就一定需要最高規格，而是應依照每月印量、黑白與彩色比例、A3/A4文件需求、使用人數及列印速度，綜合評估適合的設備。
震旦辦公設備提供多功能事務機、影印機租賃、設備選購與相關售後服務，可依企業印量與使用需求協助評估適合的設備與方案。震旦亦提供客服專線、行動客服APP與線上服務等管道，企業可進行設備諮詢、報修與耗材需求。
想進一步了解影印機租賃或多功能事務機，可洽震旦辦公設備客服專線4128-695，手機撥打請加02。
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