印表機、影印機、多功能事務機有什麼不同？

辦公室印表機怎麼選？5大挑選重點

1.每月印量與使用人數

挑選辦公室印表機時，可以先了解公司每月大約需要處理多少文件，以及實際使用設備的人數。
例如可以先盤點：

• 每月大約列印多少張？
• 有多少同仁共用設備？
• 是否經常多人同時使用？
• 黑白與彩色文件的比例如何？
• 是否有大量連續列印需求？

少量文件輸出與多人共用、大量列印的辦公環境，對設備的需求並不相同。
因此，每月印量與使用人數可以作為評估商用印表機與多功能事務機的重要依據。

2.彩色還是黑白？

如果日常文件主要是合約、內部報表及文字資料，可以依實際需求評估黑白輸出。
如果經常製作簡報、提案書、行銷資料、圖表或需要利用色彩區分資訊，則可以評估彩色多功能事務機。
選擇時不需要單純以「彩色比較好」或「黑白比較省」判斷，而應從文件用途及實際彩色使用比例進行評估。

→延伸閱讀：彩色、黑白多功能事務機怎麼選？用途、印量與適用情境比較
 

3.A3還是A4？

除了印量之外，辦公室經常使用的紙張尺寸也會影響設備選擇。
如果日常文件主要是一般報表、合約與行政資料，可依A4文件需求進行評估。
如果公司經常需要處理大型表格、設計稿、工程資料或A3文件，則需要確認設備是否支援A3輸出。
因此，選購前可以先整理公司最常使用的文件尺寸，再選擇符合需求的設備。

→延伸閱讀：A3多功能事務機怎麼選？A3、A4尺寸、印量與適用情境一次看
 

4.除了列印，還需要哪些功能？

現在企業使用的辦公設備，需求通常已不只有「把文件印出來」。
如果日常工作還涉及大量紙本文件處理，可以進一步確認是否需要：

• 文件掃描
• OCR文字辨識
• 雲端文件應用
• 文件分檔與檔名管理

例如SHARP多功能事務機CR5系列可依機型與配置支援掃描、行動與雲端應用等文件處理功能，企業可依實際工作流程選擇適合的設備。
**實際支援功能與配置依機型、選購配備及設備設定為準。
 

5.文件資安與服務需求

辦公設備可能接觸報價單、合約、人事資料、財務文件等企業資訊，因此除了列印速度與設備功能之外，文件資安也是選購時可以納入評估的條件。
企業可依需求確認設備的使用權限、列印管理、資料傳輸安全及相關文件保護功能。
設備長期使用也可能遇到耗材補充、操作設定或設備異常等情況，因此選擇設備時，也可以一併了解後續服務管道。

震旦提供多元顧客服務管道，可透過客服專線、行動客服APP或官網線上服務提出需求。
 

不同辦公需求，印表機怎麼選？