震旦OA教育解決方案×臺北市木柵國小印量管理系統優化文件管理流程

更新日期 2022-07-01

一般在校園的事務機設備，多擺設在公共區域(如系辦、導師辦公室、特教班等場地)，在沒有控管的狀態下任何人都可以使用，除了擔心列印機密文件會被旁人取走，也有許多誤印的紙張，造成不必要的浪費，如何有效控管事務機設備，已成為提升行政效率的課題之一。

震旦辦公設備（OA）具多年辦公實務經驗，致力於提供專業辦公解決方案，協助顧客解決管理上的難題；針對校園印量管控與資訊安全問題，震旦OA自主研發「MagicShow3.0 印量管理系統」可整合現有事務機，協助管理者控管事務設備與調閱後端資料，讓文件管理更加簡單，輕鬆提升行政效率。
位於台北市文山區的木柵國小在導入印量管理系統後，將身分驗證和學校的識別系統互相整合。教職員在個人數位裝置下達列印的指令之後，到任何一台有連線的列印設備刷識別證，就可以將文件列印出來。
以往下達列印指令後，事務機會直接把文件列印出來；現在則是需要過卡，並選擇欲列印的文件後，事務機才會執行列印，確保自己印的文件不會被別人看到或是拿走，同時能降低印錯的機會，減少重印、錯印等不必要的浪費。

「印量管理解決方案」三大特色輕鬆控管事務機設備

1. 控管非學校人員使用，降低列印錯誤率
導入印量管理系統，使用事務機必須進行身分驗證，再選取需要列印的文件，減少列印錯誤的情形發生，並有效控管非校內人士使用。(驗證方式包含：輸入帳號密碼登入、直接輸入PIN碼登入或是結合學校的識別證。)

2. 使用量報表控管，掌握印量成本
導入印量管理系統前，若想知道每個月事務機使用狀況，需耗費大量時間人工處理製作報表；導入系統後，每個月自動產出事務機使用報表，包含設備編號及所對應的使用者部門、帳號、姓名，有效掌握事務機使用率、紙張印量。

3. 快速加值，使用者付費更便利
印量管理系統具備儲值扣點功能，管理者可設定各員的印量限制，系統自動扣點計費，並提供查詢卡片剩餘額度、歷史加值紀錄，使用者付費列印管理更便利。
震旦OA因應校園特殊管理模式，需印量控管及提高管理人員效率，提供印量管理系統解決方案，事務機導入印量管理系統能準確計算使用者的每月印量，並可透過帳號管理或讀卡機，計算各科室使用量，協助優化校園印量管理機制，有效提升行政效率。